30 % HÖHERE OUTPUT-KOSTEN
DURCH UNKLARE
DOKUMENTENPROZESSE*
COLLABORATION AUF ALLEN EBENEN
STEIGERT NICHT NUR
DIE MITARBEITERZUFRIEDENHEIT
Effi­zi­ent archi­vie­ren
Pro­zes­se opti­mie­ren
Garan­tier­te Sicher­heit
Effi­zi­ent digi­ta­li­sie­ren

Geschäfts­pro­zes­se digi­tal gestal­ten

Mit effi­zi­en­ten Doku­men­ten­pro­zes­sen und schlan­kem Co-Working zu neu­en Geschäfts­pro­zes­sen

Unter­neh­men, die Doku­men­ten­ma­nage­ment kon­se­quent begrei­fen und digi­tal auf­set­zen, errei­chen mehr als nur einen durch­gän­gi­gen Work­flow. In letz­ter Kon­se­quenz kön­nen sie ihre Geschäfts­pro­zes­se völ­lig neu gestal­ten und digi­tal trans­for­mie­ren. Der Effekt ist mehr Effi­zi­enz auf allen Ebe­nen.

MAKING WORKFLOW

Doku­men­ten­ma­nage­ment schnell und sicher star­ten

Effi­zi­enz im Umgang mit Doku­men­ten ist Basis jedes geschäft­li­chen Erfol­ges. Mit KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons opti­mie­ren Sie Ihr Doku­men­ten-Manage­ment. Sie ver­schlan­ken Abläu­fe, beschleu­ni­gen Pro­zes­se, machen wert­vol­le Infor­ma­tio­nen nutz­bar. Sie spa­ren Zeit und Kos­ten, moti­ve­ren Mit­ar­bei­ter und stei­gern Ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit. Ent­de­cken Sie den wirt­schaft­li­chen Mehr­wert rund um Ihre Doku­men­te – von Ange­bot und Rech­nung bis hin zur spe­zi­fi­schen For­ma­ten für Ihre Bran­che. Let’s make Work­flow!

Schlan­kes Co-Working im Unter­neh­men
Der Auf­bau eines gemein­sa­men Doku­men­ten­work­flows ist sinn­voll, um Pro­zes­se in Ein­kauf, Ver­trieb, Per­so­nal­we­sen oder Buch­hal­tung zusam­men­zu­füh­ren.

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Team­work beim Erstel­len, Pfle­gen und Nut­zen von Doku­men­ten ist selbst­ver­ständ­lich. Wenn die­se Doku­men­te dann unter­neh­mens­weit ein­heit­lich ver­füg­bar gemacht wer­den, gestal­tet sich die Zusam­men­ar­beit im Unter­neh­men, aber auch mit Part­nern und Kun­den noch pro­duk­ti­ver.
Ein wesent­li­cher Erfolgs­fak­tor für schlan­kes Co-Working auch im Bereich des digi­ta­len Doku­men­ten-Work­flows liegt in der Natur eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems begrün­det. Jeder Inhalt ist ein­deu­tig kate­go­ri­siert, uni­ver­sell ver­füg­bar und sicher abge­legt. Zudem wer­den Ände­run­gen zum Bei­spiel an For­mu­la­ren revi­si­ons­si­cher nach­ge­hal­ten. Damit sind alle wesent­li­chen Vor­aus­set­zun­gen für Co-Working erfüllt.

Im KYOCERA Work­flow Mana­ger erge­ben sich durch die direk­te Ein­bin­dung aller Betei­lig­ten in die defi­nier­ten Fach­pro­zes­se ganz auto­ma­tisch ver­bind­li­che Work­flow­sze­na­ri­en. Sie ver­ein­fa­chen die Zusam­men­ar­beit zwi­schen Kol­le­gen und Abtei­lun­gen, weil alle Auf­ga­ben und Zustän­dig­kei­ten klar defi­niert sind.

Work­flow-Pro­zes­se indi­vi­du­ell defi­nie­ren
Nur ein fle­xi­bel ange­pass­ter Doku­men­ten­work­flow ist opti­mal effi­zi­ent. Es ist ein­fach mög­lich, die erfor­der­li­chen indi­vi­du­el­len Pro­zes­se auf­zu­set­zen und zu def­nie­ren.

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Grund­sätz­lich hel­fen ver­bind­li­che, eta­blier­te Pro­zes­se beim Abwi­ckeln wie­der­keh­ren­der Vor­gän­ge und Auf­ga­ben. Die pro­zes­sua­le Unter­stüt­zung durch leicht zu bedie­nen­de Soft­ware macht die täg­li­che Arbeit schnel­ler, effi­zi­en­ter und feh­ler­frei­er.
KYOCERA bie­tet eine Band­brei­te an Lösun­gen, die indi­vi­du­el­le Work­flow­pro­zes­se selbst für Abtei­lun­gen und Arbeits­grup­pen schnell ren­ta­bel machen. Aller­dings sind die­se Pro­zes­se in jedem Unter­neh­men unter­schied­lich. Um sie auf­set­zen zu kön­nen, ist ein Blick auf den bestehen­den Doku­men­ten-Work­flow sinn­voll. In der Fol­ge erge­ben sich rasch Ansatz­punk­te für eine kon­kre­te Opti­mie­rung. KYOCERA beglei­tet Sie in vier defi­nier­ten Schrit­ten schnell und ziel­füh­rend von der Ana­ly­se bis hin zur kon­kre­ten Hand­lungs­emp­feh­lung.

Die Qua­li­tät des 4-Pha­sen-Modells wur­de vom Fraun­ho­fer Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­ti­on iAO bestä­tigt. Gemein­sam mit unse­ren Kun­den durch­leuch­ten wir indi­vi­du­el­le Work­flows, erstel­len einen Opti­mie­rungs­vor­schlag und sagen auch, wann sich die Opti­mie­rung bezahlt gemacht haben wird.

E-Mail-Traf­fic ohne Auf­wand steu­ern
Ange­sichts der täg­li­chen Flut von E-Mails lohnt es sich immer, bei der Opti­mie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen auch den Umgang mit E-Mails zu ana­ly­sie­ren.

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Das Tech­no­lo­gie-Markt­for­schungs­un­ter­neh­men The Radi­ca­ti Group schätzt, dass täg­lich rund 205,6 Mil­li­ar­den E-Mails ver­sen­det und emp­fan­gen wer­den. Eine E-Mail ist kos­ten­frei und schnell mit einem Maus­klick ver­sen­det. Gleich­zei­tig ist sie grund­sätz­lich unsi­cher, denn unver­schlüs­selt erreicht sie etwa das Sicher­heits­ni­veau einer Post­kar­te. Wer so ver­trau­li­che Geschäfts­da­ten im Anhang ver­sen­det, han­delt fast schon fahr­läs­sig.
Den­noch orga­ni­sie­ren vie­le Unter­neh­men ihren Doku­men­ten­work­flow über E-Mail-Sys­te­me, die eigent­lich nur für den situa­ti­ven Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen kon­zi­piert sind.
Es geht bei der Opti­mie­rung des E-Mail-Traf­fics also nicht nur um das Tren­nen von wich­ti­gen und unwich­ti­gen Inhal­ten.
KYOCERA Lösun­gen hel­fen viel­mehr, die unver­zicht­ba­re Kom­mu­ni­ka­ti­on per E-Mail mit Kun­den oder Part­nern bes­ser zu fil­tern und und vor allem sicher zu archi­vie­ren. Dazu wird die E-Mail-Funk­tio­na­li­tät direkt in eine Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung ein­ge­bun­den. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger infor­miert dann mit fest­ge­leg­ten Arbeits­schrit­ten die zustän­di­gen Kol­le­gen auto­ma­tisch und ohne Red­un­dan­zen. Dies redu­ziert die Zahl der täg­li­chen Mails im Post­ein­gang bereits ganz deut­lich.

For­mu­lar­we­sen zen­tral orga­ni­sie­ren
Immer und jeder­zeit das rich­ti­ge For­mu­lar in der aktu­el­len Fas­sung zur Hand zu haben, ver­spricht täg­li­chen Gewinn an Zeit und Pro­duk­ti­vi­tät.

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Wenn For­mu­la­re ein­heit­lich und den­noch indi­vi­dua­li­sier­bar ablie­gen, kann dies inter­ne Abläu­fe im Unter­neh­men beschleu­ni­gen – und den Auf­tritt nach außen deut­lich pro­fes­sio­nel­ler gestal­ten.
Die Vor­aus­set­zung ist ein digi­ta­les For­mu­lar­we­sen, dass zen­tral admi­nis­triert wird und somit durch­gän­gig aktu­ell ist. Alle nöti­gen For­mu­la­re von Brief­bo­gen bis Rech­nung, von Visi­ten­kar­te bis Per­so­nal­ak­te wer­den zen­tral vor­ge­hal­ten – für Nie­der­las­sun­gen, Abtei­lun­gen und Fach­be­rei­che.
Bereits in jedem KYOCERA TAS­Kal­fa Kopier­sys­tem ist die Intel­li­genz ein­ge­baut, die es zum Mit­tel­punkt eines For­mu­lar­we­sens macht. So kön­nen Sie auf allen HyPAS-fähi­gen Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men von KYOCERA das gewünsch­te For­mu­lar ein­fach über das Bedien­pa­nel auf­ru­fen und aus­dru­cken. Das erspart Ihnen unnö­ti­ge Suche und über­flüs­si­ge Lager­hal­tung. Außer­dem kön­nen Sie sicher sein, dass Sie immer die aktu­el­le For­mu­lar-Ver­si­on nut­zen.

Mit Print-on-Demand im eige­nen Unter­neh­men ver­mei­den Sie Pro­duk­ti­ons­kos­ten und ver­rin­gern gleich­zei­tig den CO2-Fuß­ab­druck des Unter­neh­mens – gut für Ihre Kli­ma­schutz­zie­le.

Defi­nier­te Fach­pro­zes­se für Abtei­lun­gen
Vor­de­fi­nier­te modu­la­re Fach­pro­zes­se sind der Schlüs­sel zu einem schlan­ken, schnell ein­ge­führ­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment auf Abtei­lungs­ebe­ne.

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Das Prin­zip eines Doku­men­ten­ma­nage­ments auf Fach­ebe­ne ist bestechend ein­fach. In Fach­ab­tei­lun­gen ist ein gro­ßer Teil der täg­li­chen Arbeit durch fes­te Abläu­fe geprägt. Wird ein neu­er Mit­ar­bei­ter ein­ge­stellt, berührt dies nicht nur die Per­so­nal­ab­tei­lung, die eine Akte anle­gen muss. Von der Bereit­stel­lung des Büro­stuhls über die Ein­rich­tung des Com­pu­ters bis hin zum Namens­schild an der Büro­tür sind vie­le Berei­che ein­ge­bun­den.
Ein­mal defi­niert läuft ein sol­cher Pro­zess prä­zi­se und nach­voll­zieh­bar ab. Alle Betei­lig­ten sind infor­miert, haben jeder­zeit Zugriff auf alle Infor­ma­tio­nen – in der digi­ta­len Akte zum Fach­pro­zess. Dies beschleu­nigt die Abwick­lung und ent­las­tet die Mit­ar­bei­ter.

Von der Lie­fe­ran­ten­ak­te für den Ein­kauf bis zur Pati­en­ten­ak­te im Kran­ken­haus sind zahl­rei­che sol­cher Fach­pro­zes­se für den KYOCERA Work­flow Mana­ger modu­lar ver­füg­bar. Even­tu­ell erfor­der­li­che Anpas­sun­gen an unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Beson­der­hei­ten sind auf ein Mini­mum redu­ziert, ein Doku­men­ten­ma­nage­ment “out of the box” wird damit mög­lich.

Wir bera­ten Sie

Ers­te Lösungs­an­sät­ze für Ihr Unter­neh­men.

Auf dem Weg zur Opti­mie­rung Ihrer Doku­men­ten­pro­zes­se beglei­ten wir Sie ger­ne. Im ers­ten Schritt bie­ten wir Ihnen die Mög­lich­keit eini­ge Fra­gen zu beant­wor­ten, um ziel­ge­rich­tet bei der qua­li­fi­zier­ten Bera­tung anset­zen kön­nen.

Mehr Infos?

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land
Otto-Hahn-Stra­ße 12
40670 Meer­busch

Pho­ne: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E-Mail: dms@dde.kyocera.com

11 + 9 =

MAKING WORFLOWGESCHÄFTSPROZESSE DIGITAL GESTALTEN

Effi­zi­en­te Doku­men­ten­pro­zes­se las­sen sich mit den viel­fäl­ti­gen Soft­ware­lö­sun­gen von KYOCERA ein­fach auf­set­zen.
Wenn sie intel­li­gent ver­knüpft sind, gestal­ten sich pro­duk­ti­ve digi­ta­le Geschäfts­pro­zes­se fast von allei­ne.
Let’s make work flow.

1 Doku­men­ten­pro­zes­se erfas­sen
und zur Ver­fü­gung stel­len

2 Ver­schlag­wor­tung
direkt beim Ein­scan­nen.

3 Ver­schlag­wor­tung
direkt beim Ein­scan­nen.

4 Ver­schlag­wor­tung
direkt beim Ein­scan­nen.

Poten­zi­al­ana­ly­se: Opti­mie­rung Ihrer Geschäfts­pro­zes­se

Ein durch­gän­gi­ges Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment
sichert die Wett­be­werbs­fä­hig­keit in
jeder Bran­che. KYOCERA unter­stützt Sie dabei,
Per­spek­ti­ven aus­zu­lo­ten und Poten­zia­le zu
erken­nen. Hier kom­men Sie schnell
zu einer ers­ten Ein­schät­zung!

Digi­ta­le Akten:
Fach­pro­zes­se bereits vor­de­fi­niert

Für Ein­kauf und Ver­kauf, Per­so­nal-, Ver­trags- und Kun­den­ma­nage­ment ste­hen im KYOCERA Worf­klow Mana­ger sinn­voll vor­kon­fi­gu­rier­te Stan­dard­pro­zes­se bereit. Sie kön­nen belie­big nach Ihren Anfor­de­run­gen kon­fi­gu­riert wer­den.

Gewohn­te Arbeits­ober­flä­che:
schnel­ler und pro­duk­ti­ver

Logi­sche Abla­ge­struk­tur, vor­ein­ge­stell­te Mas­ken, gewohn­te Win­dows-Benut­zer­ober­flä­che – so gestal­tet sich der Ein­stieg in ein schlan­kes Doku­men­ten-Manage­ment effek­tiv und ohne auf­wän­di­ge Schu­lun­gen.

Work­flow-Opti­mie­rung:
indi­vi­du­ell für Ihr Unter­neh­men

KYOCERA opti­miert Ihren Work­flow. Von der ein­fa­chen Suche nach Doku­men­ten und Inhal­ten bis hin zur mobi­len Anbin­dung Ihres Ver­triebs und damit der Gestal­tung stand­ortu­n­abh­gän­gi­ger Geschäfts­pro­zes­se.