

Inhalte intelligent archivieren
Dokumente schnell finden und ihre Informationen universell nutzen
In einem stets verfügbaren Archiv werden digitale Dokumente systematisch abgelegt und sicher aufbewahrt – unternehmensweit zugänglich, in technischer und inhaltlicher Hinsicht. Vorgänge sind auffindbar, Inhalte editierfähig und aktualisierbar. In diesem Archiv werden Dokumente lebendig, weil ihre Inhalte jederzeit greifbar und nutzbar sind.
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Dokumente schnell finden und ihre Informationen universell nutzen
In einem stets verfügbaren Archiv werden digitale Dokumente systematisch abgelegt und sicher aufbewahrt – unternehmensweit zugänglich, in technischer und inhaltlicher Hinsicht. Vorgänge sind auffindbar, Inhalte editierfähig und aktualisierbar. In diesem Archiv werden Dokumente lebendig, weil ihre Inhalte jederzeit greifbar und nutzbar sind.

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Mehr ist nicht nötig, damit der Scan über den KYOCERA Workflow Manager seinen direkten Weg ins Archiv findet. Zeitgleich wird das Dokument Bestandteil einer Akte. Zuständige Mitarbeiter zum Beispiel in den Fachabteilungen werden informiert. Und weitere Aktionen werden angestoßen.
Zahlreiche Anwendungen machen Ihr TASKalfa Multifunktionssystem zur Scan-Plattform, die sich an Ihren Anforderungen orientiert. So erstellt Scan-to-PDF direkt beim Scanvorgang durchsuchbare, textbasierte PDF-Dokumente. Und Secure & Easy Scan stellt einfache One-Klick-Prozesse bereit, die selbst vielschichtige Scan-Workflows mit einem Klick starten.
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Deshalb muss sich jede Dokumentenverwaltung daran messen lassen, wie nachhaltig sie den Zugriff auf die richtigen Dokumente und damit auf die gesuchten Informationen beschleunigt.
Es beginnt bereits beim Scannen oder Speichern. Nach der intelligenten Indizierung ist das Dokument am richtigen Ort und damit sofort verfügbar – zum Beispiel über die intuitive Smart Search Suche des KYOCERA Workflow Managers.
Weil nicht nur Kunden- und Projektdaten, sondern eben auch alle zugehörigen Dokumente in digitalen Akten abgelegt sind, ist die schnelle Verfügbarkeit und der direkte Zugriff auf alle relevanten Informationen gewährleistet.
Eine umgangssprachliche Volltextsuche liefert sämtliche Einträge zu einem Kunden, Projekt oder Vorgang. Aufgaben werden schneller bearbeitet, die beschleunigten Abläufe erhöhen die Produktivität und die Kundenzufriedenheit.

Ein wesentlicher Aspekt des modernen Dokumentenmanagements ist die Digitalisierung von Inhalten. Nur so wird jedes Dokument überall verfügbar.
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Wenn der Zugriff durch die rollen-rechte-basierte Kriterien freigegeben ist, dann ist er auch überall dort möglich, wo Ihre Mitarbeiter einen sicheren Zugang zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement haben.
In einer Zeit, in der die universelle Verfügbarkeit weltweiter Datenbestände völlig normal ist, sind mit KYOCERA Dokumentenmanagement-Lösungen jetzt auch die Personalakte, der Buchhaltungsvorgang und das Teamprojekt mit allen zugeordneten Dokumenten und Dateien nur “einen Mausklick entfernt”.

Dokumentenmanagement-Lösungen von KYOCERA fügen sich nahtlos in vorhandene Warenwirtschaftssysteme ein und steigert ihren Nutzen nutzen signifikant.
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KYOCERA arbeitet zudem eng mit SAP zusammen – als „Gold-level Member“ im Rahmen des SAP® Printer Vendor Programms. Unternehmenskunden profitieren daher auch von der optimalen Unterstützung für Drucker und Multifunktionsgeräte in SAP-Umgebungen.

Das digitale Archiv ergänzt keine Räume mit Aktenordnern.
Es ist vielmehr die Alternative, wenn Dokumentensicherheit auch konsistente Verfügbarkeit einschließt.
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Die Dokumente sind zwar physisch vorhanden. Wenn sie aufgrund fehlender Indizierung aber nur mit hohem manuellem, zeitlichem Aufwand genutzt werden können, stehen sie für eine sinnvolle Nutzung durch ein zeitgemäßes Dokumentenmanagements de facto nicht zur Verfügung – sind also verloren.
Das digitale Archiv ist daher der konsequente Weg, um Dokumentensicherheit auf Abteilungs- und Unternehmensebene zu gewährleisten. Per Knopfdruck gelangt jedes Dokument an den richtigen Ablageort – einfach, automatisch und revisionssicher. So wie Sie es in Ihrem Workflow definiert haben.
Schlanke Lösungen von KYOCERA sorgen auch auf persönlicher Ebene für Dokumentensicherheit. So scannen Sie mit Scan-to-Folder oder Scan-to-E-Mail Ihre Dokumente mit einem Klick in Ihr eigenes Verzeichnis oder an Ihre E‑Mail-Adresse. Die Inhalte stehen Ihnen dann persönlich zur Verfügung – ganz sicher.
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Infos zum Download

Wir beraten Sie
Erste Lösungsansätze für Ihr Unternehmen.
Auf dem Weg zur Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse begleiten wir Sie gerne. Im ersten Schritt bieten wir Ihnen die Möglichkeit einige Fragen zu beantworten, um zielgerichtet bei der qualifizierten Beratung ansetzen können.
Mehr Infos?
KYOCERA Document Solutions Deutschland
Otto-Hahn-Straße 12
40670 Meerbusch
Phone: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E‑Mail: dms@dde.kyocera.com

MAKING WORFLOW — INHALTE INTELLIGENT ARCHIVIEREN
Mit Hardware und Software, die manuelles Arbeiten zeit- und kostensparend automatisieren.
Let’s make work flow.

direkt beim Einscannen.



Intuitiv: finden statt suchen
Der KYOCERA Workflow Manager verbindet Suchen und Finden zu einem intuitiven Vorgang. Die Volltextabfrage in normaler Umgangs- sprache liefert rasch Ergebnisse zu Kunden, Projekten und Themen ç nicht nur nach Stichworten, sondern direkt aus Inhalten der Dokumente.
Mobil: sicherer Zugriff von überall
Im digitalen, verzweigten Unternehmen ist das Archiv kein Raum mit langen Aktenregalen, sondern immer und jederzeit “zur Hand”. Die mobile Anbindung erlaubt den weltweiten Zugriff auf ein einheitliches digitales Archiv. Mit sicherer Authentifizierung und durchgängig rollen- und rechtebasiert.
Dauerhaft: E‑Mails mit und ohne Anhang archivieren
Welche E‑Mail gehört ins Archiv? Welcher Anhang muss noch nach Jahren dem Absender zugeordnet werden? Darum kümmert sich Dokumentenmanagement-Software von KYOCERA. Mit voller E‑Mail-Funktionalität und automatischer Archivierung relevanter Inhalte – mit oder ohne Anhang, stets im richtigen Vorgang.