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Inhal­te intel­li­gent archi­vie­ren

Doku­men­te schnell fin­den und ihre Infor­ma­tio­nen uni­ver­sell nut­zen

In einem stets ver­füg­ba­ren Archiv wer­den digi­ta­le Doku­men­te sys­te­ma­tisch abge­legt und sicher auf­be­wahrt – unter­neh­mens­weit zugäng­lich, in tech­ni­scher und inhalt­li­cher Hin­sicht. Vor­gän­ge sind auf­find­bar, Inhal­te edi­tier­fä­hig und aktua­li­sier­bar. In die­sem Archiv wer­den Doku­men­te leben­dig, weil ihre Inhal­te jeder­zeit greif­bar und nutz­bar sind.

Inhal­te intel­li­gent archi­vie­ren

Doku­men­te schnell fin­den und ihre Infor­ma­tio­nen uni­ver­sell nut­zen

In einem stets ver­füg­ba­ren Archiv wer­den digi­ta­le Doku­men­te sys­te­ma­tisch abge­legt und sicher auf­be­wahrt – unter­neh­mens­weit zugäng­lich, in tech­ni­scher und inhalt­li­cher Hin­sicht. Vor­gän­ge sind auf­find­bar, Inhal­te edi­tier­fä­hig und aktua­li­sier­bar. In die­sem Archiv wer­den Doku­men­te leben­dig, weil ihre Inhal­te jeder­zeit greif­bar und nutz­bar sind.

Doku­men­te auto­ma­tisch archi­vie­ren
Wenn alle Doku­men­te direkt ver­füg­bar, revi­si­ons­si­cher und im gewünsch­ten For­mat archi­viert wer­den, wird der Scan­vor­gang zu einem ech­ten Inve­si­ti­ons­schutz.

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Für eine Archi­vie­rung, die Doku­men­te nicht nur ablegt, son­dern auf­find­bar hält, ist der Doku­ment­typ genau­so ent­schei­dend wie das Datei­for­mat. Des­halb legen Sie mit weni­gen Klicks am PC oder direkt am kom­for­ta­blen Bedien­pa­nel eines TAS­Kal­fa Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tems fest, ob es sich beim Blatt Papier, das Sie als Doku­ment archi­vie­ren möch­ten, um den Auf­trag oder die Rech­nung, das Stor­no oder eine Notiz han­delt. Eben­so defi­nie­ren Sie ein­deu­tig, zu wel­chem Pro­jekt, Kun­den oder Vor­gang es gehört.
Mehr ist nicht nötig, damit der Scan über den KYOCERA Work­flow Mana­ger sei­nen direk­ten Weg ins Archiv fin­det. Zeit­gleich wird das Doku­ment Bestand­teil einer Akte. Zustän­di­ge Mit­ar­bei­ter zum Bei­spiel in den Fach­ab­tei­lun­gen wer­den infor­miert. Und wei­te­re Aktio­nen wer­den ange­sto­ßen.

Zahl­rei­che Anwen­dun­gen machen Ihr TAS­Kal­fa Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem zur Scan-Platt­form, die sich an Ihren Anfor­de­run­gen ori­en­tiert. So erstellt Scan-to-PDF direkt beim Scan­vor­gang durch­such­ba­re, text­ba­sier­te PDF-Doku­men­te. Und Secu­re & Easy Scan stellt ein­fa­che One-Klick-Pro­zes­se bereit, die selbst viel­schich­ti­ge Scan-Work­flows mit einem Klick star­ten.

For­mat­un­ab­hän­gig fin­den statt suchen
Die Suche nach dem rich­ti­gen Doku­ment nimmt meist viel Zeit in Anspruch. KYOCERA kehrt das Prin­zipt um. Intui­ti­ves Fin­den ohne Auf­wand wird zur Nor­ma­li­tät.

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Unter­su­chun­gen bele­gen, dass Men­schen über alle Bran­chen hin­weg bis zu 20 Pro­zent ihrer Arbeits­zeit mit dem Orga­ni­sie­ren und Suchen von Doku­men­ten ver­brin­gen.
Des­halb muss sich jede Doku­men­ten­ver­wal­tung dar­an mes­sen las­sen, wie nach­hal­tig sie den Zugriff auf die rich­ti­gen Doku­men­te und damit auf die gesuch­ten Infor­ma­tio­nen beschleu­nigt.
Es beginnt bereits beim Scan­nen oder Spei­chern. Nach der intel­li­gen­ten Indi­zie­rung ist das Doku­ment am rich­ti­gen Ort und damit sofort ver­füg­bar – zum Bei­spiel über die intui­ti­ve Smart Search Suche des KYOCERA Work­flow Mana­gers.
Weil nicht nur Kun­den- und Pro­jekt­da­ten, son­dern eben auch alle zuge­hö­ri­gen Doku­men­te in digi­ta­len Akten abge­legt sind, ist die schnel­le Ver­füg­bar­keit und der direk­te Zugriff auf alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen gewähr­leis­tet.

Eine umgangs­sprach­li­che Voll­text­su­che lie­fert sämt­li­che Ein­trä­ge zu einem Kun­den, Pro­jekt oder Vor­gang. Auf­ga­ben wer­den schnel­ler bear­bei­tet, die beschleu­nig­ten Abläu­fe erhö­hen die Pro­duk­ti­vi­tät und die Kun­den­zu­frie­den­heit. 

Über­all auf rele­van­te Inhal­te zugrei­fen

Ein wesent­li­cher Aspekt des moder­nen Doku­men­ten­ma­nage­ments ist die Digi­ta­li­sie­rung von Inhal­ten. Nur so wird jedes Doku­ment über­all ver­füg­bar.

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Was einen ein­heit­li­chen, digi­ta­len Doku­men­ten­work­flow beson­ders aus­zeich­net: er stellt Inhal­te unab­hän­gig vom phy­si­schen Abla­ge­ort bereit. Ob es der Kol­le­ge am Schreib­tisch gegen­über ist, die Fach­ab­tei­lung am Nach­bar­stand­ort, die Nie­der­las­sung im Aus­land oder der Ver­trieb­ler, der gera­de im ICE unter­wegs ist – es spielt kei­ne Rol­le, wer an wel­chem Ort und zu wel­cher Zeit Zugang zu einer bestimm­ten Akte und ihren ver­knüpf­ten Doku­men­ten benö­tigt.
Wenn der Zugriff durch die rol­len-rech­te-basier­te Kri­te­ri­en frei­ge­ge­ben ist, dann ist er auch über­all dort mög­lich, wo Ihre Mit­ar­bei­ter einen siche­ren Zugang zum unter­neh­mens­wei­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment haben.

In einer Zeit, in der die uni­ver­sel­le Ver­füg­bar­keit welt­wei­ter Daten­be­stän­de völ­lig nor­mal ist, sind mit KYOCERA Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen jetzt auch die Per­so­nal­ak­te, der Buch­hal­tungs­vor­gang und das Team­pro­jekt mit allen zuge­ord­ne­ten Doku­men­ten und Datei­en nur “einen Maus­klick ent­fernt”. 

Archi­vie­ren in der Waren­wirt­schaft
Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen von KYOCERA fügen sich naht­los in vor­han­de­ne Waren­wirt­schafts­sys­te­me ein und stei­gert ihren Nut­zen nut­zen signi­fi­kant.

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Gera­de gro­ße Unter­neh­men nut­zen oft Waren­wirt­schafts­sys­te­me wie SAP. Um den Mehr­wert die­ser Inves­ti­ti­on lang­fris­tig zu erhö­hen und ihre Leis­tungs­fä­hig­keit opti­mal zu nut­zen, hat KYOCERA Lösun­gen ent­wi­ckelt, die Doku­men­te jeder Art direkt in SAP such- und find­bar machen. Auto­Sto­re ist eine sol­che ser­ver­ba­sier­te Anwen­dung. Sie erfasst Doku­men­te in Papier- und Datei­form und lei­tet sie dann in digi­ta­ler Form an Unter­neh­mens­an­wen­dun­gen wie SAP sicher wei­ter. Die feh­ler­an­fäl­li­ge manu­el­le Hand­ha­bung und Über­ga­be von Doku­men­ten an SAP wird ver­mie­den, eine schlan­ke Auto­ma­ti­sie­rung senkt die Kos­ten doku­men­ten­ba­sier­ter Geschäfts­pro­zes­se im SAP-Umfeld nach­weis­lich. Mit ihrer hohen Effi­zi­enz und ihrer kla­ren Anwen­der­ori­en­tie­rung ergänzt Auto­sto­re eine dedi­zier­te Waren­wirt­schaft wie SAP auf idea­le Wei­se.

KYOCERA arbei­tet zudem eng mit SAP zusam­men – als „Gold-level Mem­ber“ im Rah­men des SAP® Prin­ter Ven­dor Pro­gramms. Unter­neh­mens­kun­den pro­fi­tie­ren daher auch von der opti­ma­len Unter­stüt­zung für Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te in SAP-Umge­bun­gen.

Doku­men­ten­si­cher­heit durch Kon­sis­tenz
Das digi­ta­le Archiv ergänzt kei­ne Räu­me mit Akten­ord­nern.
Es ist viel­mehr die Alter­na­ti­ve, wenn Doku­men­ten­si­cher­heit auch kon­sis­ten­te Ver­füg­bar­keit ein­schließt.

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Doku­men­te und die in ihnen ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen sind das wich­tigs­te Gut eines Unter­neh­mens. Selbst wenn Papier­do­ku­men­te und Akten­ord­ner vor Feu­er und Dieb­stahl geschützt in Archi­ven lagern, sind ihre Inhal­te nicht vor Ver­lust geschützt.
Die Doku­men­te sind zwar phy­sisch vor­han­den. Wenn sie auf­grund feh­len­der Indi­zie­rung aber nur mit hohem manu­el­lem, zeit­li­chem Auf­wand genutzt wer­den kön­nen, ste­hen sie für eine sinn­vol­le Nut­zung durch ein zeit­ge­mä­ßes Doku­men­ten­ma­nage­ments de fac­to nicht zur Ver­fü­gung – sind also ver­lo­ren.
Das digi­ta­le Archiv ist daher der kon­se­quen­te Weg, um Doku­men­ten­si­cher­heit auf Abtei­lungs- und Unter­neh­mens­ebe­ne zu gewähr­leis­ten. Per Knopf­druck gelangt jedes Doku­ment an den rich­ti­gen Abla­ge­ort – ein­fach, auto­ma­tisch und revi­si­ons­si­cher. So wie Sie es in Ihrem Work­flow defi­niert haben.

Schlan­ke Lösun­gen von KYOCERA sor­gen auch auf per­sön­li­cher Ebe­ne für Doku­men­ten­si­cher­heit. So scan­nen Sie mit Scan-to-Fol­der oder Scan-to-E-Mail Ihre Doku­men­te mit einem Klick in Ihr eige­nes Ver­zeich­nis oder an Ihre E-Mail-Adres­se. Die Inhal­te ste­hen Ihnen dann per­sön­lich zur Ver­fü­gung – ganz sicher. 

Wir bera­ten Sie

Ers­te Lösungs­an­sät­ze für Ihr Unter­neh­men.

Auf dem Weg zur Opti­mie­rung Ihrer Doku­men­ten­pro­zes­se beglei­ten wir Sie ger­ne. Im ers­ten Schritt bie­ten wir Ihnen die Mög­lich­keit eini­ge Fra­gen zu beant­wor­ten, um ziel­ge­rich­tet bei der qua­li­fi­zier­ten Bera­tung anset­zen kön­nen.

Mehr Infos?

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land
Otto-Hahn-Stra­ße 12
40670 Meer­busch

Pho­ne: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E-Mail: dms@dde.kyocera.com

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MAKING WORFLOWINHALTE INTELLIGENT ARCHIVIEREN

KYOCERA bie­tet Ihnen den opti­ma­len Scan Work­flow. Abge­stimmt auf Ihre Anfor­de­run­gen.
Mit Hard­ware und Soft­ware, die manu­el­les Arbei­ten zeit- und kos­ten­spa­rend auto­ma­ti­sie­ren.
Let’s make work flow.

1 Ver­schlag­wor­tung
direkt beim Ein­scan­nen.

2 Zukunfts­si­cher in jedem For­mat archi­vie­ren – ob DOC, XLS oder PDF.

3 Ein­fachs­te Bedie­nung über die gewohn­te Benut­zer-Ober­flä­che.

4 Inte­gra­ti­on und Zugriff auf Aer­chiv­funk­tio­nen auch direkt aus SAP

Intui­tiv: fin­den statt suchen

Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ver­bin­det Suchen und Fin­den zu einem intui­ti­ven Vor­gang. Die Voll­text­ab­fra­ge in nor­ma­ler Umgangs- spra­che lie­fert rasch Ergeb­nis­se zu Kun­den, Pro­jek­ten und The­men ç nicht nur nach Stich­wor­ten, son­dern direkt aus Inhal­ten der Doku­men­te.

Mobil: siche­rer Zugriff von über­all

Im digi­ta­len, ver­zweig­ten Unter­neh­men ist das Archiv kein Raum mit lan­gen Akten­re­ga­len, son­dern immer und jeder­zeit “zur Hand”. Die mobi­le Anbin­dung erlaubt den welt­wei­ten Zugriff auf ein ein­heit­li­ches digi­ta­les Archiv. Mit siche­rer Authen­ti­fi­zie­rung und durch­gän­gig rol­len- und rech­te­ba­siert.

Dau­er­haft: E-Mails mit und ohne Anhang archi­vie­ren

Wel­che E-Mail gehört ins Archiv? Wel­cher Anhang muss noch nach Jah­ren dem Absen­der zuge­ord­net wer­den? Dar­um küm­mert sich Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware von KYOCERA. Mit vol­ler E-Mail-Funk­tio­na­li­tät und auto­ma­ti­scher Archi­vie­rung rele­van­ter Inhal­te – mit oder ohne Anhang, stets im rich­ti­gen Vor­gang.