Effi­zi­ent archi­vie­ren
Pro­zes­se opti­mie­ren
Garan­tier­te Sicher­heit
Effi­zi­ent digi­ta­li­sie­ren
MESSBARER NUTZEN DURCH
SICHERES MANAGEMENT
VON DOKUMENTEN & PROZESSEN
102 MRD. $ SCHÄDEN
DURCH WIRTSCHAFTSSPIONAGE*

Sicher­heit durch­gän­gig mana­gen

Doku­men­ten­si­cher­heit und Daten­in­te­gri­tät auf der Basis revi­si­ons­si­che­rer Pro­zes­se

Doku­men­ten­si­cher­heit, die auf pro­zess­ba­sier­ten Work­flows basiert, ver­mit­telt mehr als nur ein gutes Gefühl. Der Zugriff auf Doku­men­te ist rech­te­ba­siert geschützt. Inhal­te sind sicher abge­legt und eben­so sicher auf­find­bar. Und ihre Inte­gri­tät der Daten ist durch­gän­gig gewähr­leis­tet – revi­si­ons­si­cher nach aktu­el­len und zukünf­ti­gen Nor­men.

MAKING WORKFLOW

Doku­men­ten­ma­nage­ment schnell und sicher star­ten

Effi­zi­enz im Umgang mit Doku­men­ten ist Basis jedes geschäft­li­chen Erfol­ges. Mit KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons opti­mie­ren Sie Ihr Doku­men­ten-Manage­ment. Sie ver­schlan­ken Abläu­fe, beschleu­ni­gen Pro­zes­se, machen wert­vol­le Infor­ma­tio­nen nutz­bar. Sie spa­ren Zeit und Kos­ten, moti­ve­ren Mit­ar­bei­ter und stei­gern Ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit. Ent­de­cken Sie den wirt­schaft­li­chen Mehr­wert rund um Ihre Doku­men­te – von Ange­bot und Rech­nung bis hin zur spe­zi­fi­schen For­ma­ten für Ihre Bran­che. Let’s make Work­flow!

Mit aktu­el­len Stan­dards sicher archi­vie­ren
Aus unter­neh­me­ri­scher Sicht müs­sen Sicher­heits­stan­dards für den Schutz von Doku­men­ten denen von Gebäu­den und ande­ren Inves­ti­ti­ons­gü­tern ent­spre­chen.

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n vie­len deut­schen Unter­neh­men wird der Doku­men­ten­si­cher­heit immer noch zu wenig Auf­merk­sam­keit geschenkt. Aktu­el­le Stu­di­en bele­gen, dass rund xx % aller Unter­neh­men kei­ne durch­gän­gi­gen Kon­zep­te für den Schutz ihres digi­ta­len Doku­men­ten­be­stan­des haben.
Neben dem Schutz vor unbe­fug­tem Zugriff und Daten­dieb­stahl geht es auch um die Unver­sehrt­heit der Inhal­te, also dem Schutz vor absicht­li­cher oder auch unab­sicht­li­cher Ver­än­de­rung.
Eine kon­se­quent umge­setz­te Digi­ta­li­sie­rung erfüllt die­se Anfor­de­run­gen ver­läss­lich bereits bei der Archi­vie­rung von Doku­men­ten – mit ungleich höhe­rer Sicher­heit als der ver­schlos­se­ne Safe ver­gan­ge­ner Zei­ten.
KYOCERA unter­stützt siche­re Archi­vie­rung auf Basis von Indus­trie­stan­dards in allen Berei­chen des Doku­men­ten­work­flows. Von intel­li­gent ver­net­zen Ein­ga­be­sys­te­men wie den TAS­Kal­fa Kopier­sys­te­men bis hin zu DMS-Lösun­gen wie dem modu­la­ren KYOCERA Work­flow Mana­ger wer­den Infor­ma­tio­nen sicher und feh­ler­frei erfasst, ver­ar­bei­tet und abge­legt. 

KMU pro­fi­tie­ren von siche­ren Pro­zes­sen

Gera­de klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men ste­hen vor der Her­aus­for­de­rung, ihre Doku­men­ten­pro­zes­se auf eine siche­re Basis zu stel­len, die sie wett­be­werbs­fä­hig hält.

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Ein durch­dach­ter Work­flow rund um digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment opti­miert geschäfts­kri­ti­sche Pro­zes­se in Ein­kauf, Ver­trieb, Per­so­nal­we­sen oder Buch­hal­tung. Die Ein­füh­rung eines DMS-Work­flows war bis­lang mit hohem Auf­wand ver­bun­den. Dies hat vie­le klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men (KMU) davon abge­hal­ten, sich mit dem The­ma zu befas­sen. Gera­de klei­ne Orga­ni­sa­tio­nen pro­fi­tie­ren unmit­tel­bar vom digi­ta­len Doku­men­ten­hand­ling. Sie erfül­len stei­gen­de Ansprü­che an die Daten­si­cher­heit und arbei­ten dadurch so ver­bind­lich und stan­dar­di­siert, wie es Markt und Kun­den erwar­ten. Wett­be­werbs­fä­hig­keit ist das ent­schei­den­de Stich­wort.

In die­sem Zusam­men­hang defi­niert KYOCERA Doku­men­ten­ma­nage­ment neu. Gera­de der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men so inter­es­sant, weil er mit abtei­lungs- und bran­chen­spe­zi­fi­schen Modu­len siche­re Pro­zes­se und Abläu­fe direkt in die Abtei­lun­gen bringt. Ohne auf­wän­di­ge Schu­lun­gen und ohne die Umstruk­tu­rie­rung der IT-Land­schaft.

Nur mit Berech­ti­gung auf Inhal­te zugrei­fen
Wenn die Rol­len und die Zugriffs­rech­te aller Mit­ar­bei­ter klar und ver­bind­lich defi­niert sind, sind auch sen­si­ble Inhal­te von Doku­men­ten geschützt.

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Neben der siche­ren Abla­ge von Doku­men­ten ist Zugriffs­schutz eine wei­te­re wich­ti­ge Säu­le. Vom modu­la­ren KYOCERA Work­flow Mana­ger bis hin zu pro­fes­sio­nel­len Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­te­men wie Docu­Wa­re ist jede Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware von KYOCERA mit rol­len-rech­te-basier­ter Sicher­heit aus­ge­stat­tet. Auf die­se Wei­se wird ver­bind­lich und trans­pa­rent defi­niert, wer in wel­chem Pro­jekt­zu­sam­men­hang bestimm­te Inhal­te ein­se­hen, bear­bei­ten und able­gen darf.

Der Schutz sen­si­bler Doku­men­te ist aber auch dann gewähr­leis­tet, wenn die­se über das eigent­lich frei zugäng­li­che Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem auf dem Büro­flur ein­ge­le­sen, aus­ge­druckt und wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Denn mit KYOCERA beginnt der siche­re Doku­men­ten­work­flow bereits am Kopie­rer. So schützt die ser­ver­ba­sier­te Anwen­dung KYOCERA Net Mana­ger sen­si­ble Doku­men­te unter ande­rem durch die Print & Fol­low-Funk­ti­on. Doku­men­te wer­den zen­tral gespei­chert und kön­nen nach siche­ren Log­in am von ver­schie­de­nen Aus­ga­be­ge­rä­ten abge­ru­fen wer­den.

Siche­re Archi­vie­rung beginnt am Kopie­rer
Mit wenig Auf­wand wer­den auch gemein­sam genutz­te Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me zu ech­ten Geheim­nis­trä­gern und bei­na­he per­sön­li­che Dru­cker.

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Doku­men­ten­si­cher­heit endet erst im Aus­ga­be­schacht des Dru­ckers oder Kopie­rers. Wer hat nicht schon ein­mal ver­ges­se­ne Unter­la­gen im Aus­ga­be­fach gefun­den. 28 % aller Befrag­ten geben an, dass sie dort regel­mä­ßig auf sen­si­ble und ver­trau­li­che Doku­men­te sto­ßen. Auch die­se poten­zi­el­le Sicher­heits­lü­cke wird mit KYOCERA geschlos­sen. Sie kön­nen jeder­zeit als ver­trau­lich klas­si­fi­zier­te Doku­men­te an alle HyPAS-fähi­gen Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me von KYOCERA im Unter­neh­men sen­den.
Star­ten Sie ein­fach den Druck­auf­trag am Arbeits­platz. Er wird erst dann aus­ge­druckt, wenn Sie vor dem frei­en MFP-Sys­tem ste­hen und sich per­sön­lich ein­log­gen. Ver­se­hent­lich lie­gen­ge­las­se­ne Sei­ten sind Ver­gan­gen­heit, die Nut­zung des Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tems ist so ver­trau­lich wie ein Dru­cker am eige­nen Arbeits­platz.

Smar­te Soft­ware­lö­sun­gen wie Secu­re Print stel­len zudem sicher, dass nur auto­ri­sier­te Anwen­der bestimm­te Doku­men­te am Kopier­sys­tem erfas­sen, klas­si­fi­zie­ren und able­gen kön­nen – nach Ein­ga­be eines PIN-Codes.

Recht­lich stets auf der siche­ren Sei­te
Ein­heit­li­che, ver­bind­li­che Doku­men­ten­pro­zes­se sind Vor­aus­set­zung, um Auf­be­wah­rungs- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten auch in recht­li­cher Hin­sicht zu erfül­len.

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Mit KYOCERA sind digi­ta­le Doku­men­ten­pro­zes­se sicher, auch was recht­li­che Aspek­te angeht. Sie schaf­fen eine ver­läss­li­che Grund­la­ge, um aktu­el­len und zukünf­ti­gen Nor­men gerecht zu wer­den. Von den Bedin­gun­gen für Zer­ti­fi­zie­run­gen wie ISO9001 oder ISO27001 bis hin zu den ganz all­täg­li­chen Anfor­de­run­gen im Rech­nungs­we­sen, wo Schrift­wech­sel und Doku­men­te bis zu zehn Jah­re lang auf­be­wahrt wer­den müs­sen.
KYOCERA beglei­tet Sie auch beim aktu­el­len The­ma GoBD. Die­se Ver­ord­nung regelt die Ord­nungs­mä­ßig­keit des IT-Ein­sat­zes in der Buch­hal­tung. So ist ein recht­lich siche­rer Umgang mit Doku­men­ten gewähr­leis­tet, wenn die­se unver­än­der­bar sind. Sie müs­sen im Ori­gi­nal abge­legt sein – als kon­for­mer Scan oder als zer­ti­fi­zier­tes PDF/A-Doku­ment. Ent­schei­dend ist auch, dass Buch­hal­tung und Betriebs­prü­fer jeder­zeit jedes Doku­ment auf sach­li­che und for­mel­le Rich­tig­keit prü­fen kön­nen.

Dazu nut­zen die Archiv­sys­te­me unse­rer KYOCERA DMS-Lösun­gen Refe­renz­da­ten­ban­ken und exter­ne Spei­cher, auf denen die Doku­men­te unver­än­der­bar und regel­kon­form gesi­chert sind. 

Ihr Busi­ness im Fokus

MAKING WORKFLOW

Sicher­heit durch­gän­gig mana­gen

Wir bera­ten Sie

Ers­te Lösungs­an­sät­ze für Ihr Unter­neh­men.

Auf dem Weg zur Opti­mie­rung Ihrer Doku­men­ten­pro­zes­se beglei­ten wir Sie ger­ne. Im ers­ten Schritt bie­ten wir Ihnen die Mög­lich­keit eini­ge Fra­gen zu beant­wor­ten, um ziel­ge­rich­tet bei der qua­li­fi­zier­ten Bera­tung anset­zen kön­nen.

Mehr Infos?

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land
Otto-Hahn-Stra­ße 12
40670 Meer­busch

Pho­ne: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E-Mail: dms@dde.kyocera.com

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MAKING WORFLOWSICHERHEIT DURCHGÄNGIG MANAGEN

Die Unver­sehrt­heit und Sicher­heit Ihrer Doku­men­te rund um den Aus­druck ist mit KYOCERA leicht zu rea­li­sie­ren. Mit viel­fäl­ti­gen Tech­no­lo­gi­en – von der Ver­schlüs­se­lung bis zur ver­trau­li­chen Aus­ga­be nach per­sön­li­cher Authen­tif­zie­rung am MFP.
Let’s make work flow.

Siche­rer Aus­druck ver­trau­li­cher
Doku­men­te mit KYOCERA

1 Druck­auf­trag ver­schlüs­selt ver­sen­det

2 Druck­job in War­te­schlei­fe geparkt

3 Druck­job “folgt” auto­ma­tisch bis
zum MFP Ihrer Wahl

4 Über PIN-Ein­ga­be ein­deu­tig und
per­sön­lich auto­ri­siert

5 Sicher und ver­trau­lich aus­ge­druckt –
ohne Mit­le­ser

Nur für Ihre Augen: siche­rer Aus­druck

Mit KYOCERA ist Doku­men­ten­si­cher­heit auch beim Druck
gewähr­leis­tet. So wird Ihr Doku­ment erst dann gedruckt,
wenn Sie sich direkt am MFP per­sön­lich per Chip­kar­te
oder PIN-Code auto­ri­sie­ren.

Durch­gän­gig: Daten­si­cher­heit und Ver­schlüs­se­lung

Mit aktu­el­len Sicher­heits­ver­fah­ren und erprob­ten Work­flow-Sze­na­ri­en unter­stützt Sie Soft­ware von KYOCERA dabei, Com­pli­an­ce- Richt­li­ni­en umzu­set­zen. Aktu­el­le Ver­schlüs­se­lungs­tech­no­lo­gi­en sor­gen für die durch­gän­gi­ge Daten­si­cher­heit bei der Über­tra­gung.

Über­prüf­bar: Echt­heit von Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen

Neue recht­li­che Stan­dards wie GoBD oder EU-DSGVO stel­len hohe Anfor­de­run­gen an die Echt­heit von Doku­men­ten. Des­halb ist bei KYOCERA die Inte­gri­tät der Infor­ma­ti­on eine zen­tra­le Vor­aus­set­zung für zukunfts­fä­hi­ge DMS-Infra­struk­tu­ren.