

Sicherheit durchgängig managen
Dokumentensicherheit und Datenintegrität auf der Basis revisionssicherer Prozesse
Dokumentensicherheit, die auf prozessbasierten Workflows basiert, vermittelt mehr als nur ein gutes Gefühl. Der Zugriff auf Dokumente ist rechtebasiert geschützt. Inhalte sind sicher abgelegt und ebenso sicher auffindbar. Und ihre Integrität der Daten ist durchgängig gewährleistet – revisionssicher nach aktuellen und zukünftigen Normen.
MAKING WORKFLOW
Dokumentenmanagement schnell und sicher starten
Effizienz im Umgang mit Dokumenten ist Basis jedes geschäftlichen Erfolges. Mit KYOCERA Document Solutions optimieren Sie Ihr Dokumenten-Management. Sie verschlanken Abläufe, beschleunigen Prozesse, machen wertvolle Informationen nutzbar. Sie sparen Zeit und Kosten, motiveren Mitarbeiter und steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Entdecken Sie den wirtschaftlichen Mehrwert rund um Ihre Dokumente – von Angebot und Rechnung bis hin zur spezifischen Formaten für Ihre Branche. Let’s make Workflow!

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Neben dem Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datendiebstahl geht es auch um die Unversehrtheit der Inhalte, also dem Schutz vor absichtlicher oder auch unabsichtlicher Veränderung.
Eine konsequent umgesetzte Digitalisierung erfüllt diese Anforderungen verlässlich bereits bei der Archivierung von Dokumenten – mit ungleich höherer Sicherheit als der verschlossene Safe vergangener Zeiten.
KYOCERA unterstützt sichere Archivierung auf Basis von Industriestandards in allen Bereichen des Dokumentenworkflows. Von intelligent vernetzen Eingabesystemen wie den TASKalfa Kopiersystemen bis hin zu DMS-Lösungen wie dem modularen KYOCERA Workflow Manager werden Informationen sicher und fehlerfrei erfasst, verarbeitet und abgelegt.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Dokumentenprozesse auf eine sichere Basis zu stellen, die sie wettbewerbsfähig hält.
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In diesem Zusammenhang definiert KYOCERA Dokumentenmanagement neu. Gerade der KYOCERA Workflow Manager ist für kleine und mittlere Unternehmen so interessant, weil er mit abteilungs- und branchenspezifischen Modulen sichere Prozesse und Abläufe direkt in die Abteilungen bringt. Ohne aufwändige Schulungen und ohne die Umstrukturierung der IT-Landschaft.

Wenn die Rollen und die Zugriffsrechte aller Mitarbeiter klar und verbindlich definiert sind, sind auch sensible Inhalte von Dokumenten geschützt.
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Der Schutz sensibler Dokumente ist aber auch dann gewährleistet, wenn diese über das eigentlich frei zugängliche Multifunktionssystem auf dem Büroflur eingelesen, ausgedruckt und weitergeleitet werden. Denn mit KYOCERA beginnt der sichere Dokumentenworkflow bereits am Kopierer. So schützt die serverbasierte Anwendung KYOCERA Net Manager sensible Dokumente unter anderem durch die Print & Follow-Funktion. Dokumente werden zentral gespeichert und können nach sicheren Login am von verschiedenen Ausgabegeräten abgerufen werden.

Mit wenig Aufwand werden auch gemeinsam genutzte Multifunktionssysteme zu echten Geheimnisträgern und beinahe persönliche Drucker.
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Starten Sie einfach den Druckauftrag am Arbeitsplatz. Er wird erst dann ausgedruckt, wenn Sie vor dem freien MFP-System stehen und sich persönlich einloggen. Versehentlich liegengelassene Seiten sind Vergangenheit, die Nutzung des Multifunktionssystems ist so vertraulich wie ein Drucker am eigenen Arbeitsplatz.
Smarte Softwarelösungen wie Secure Print stellen zudem sicher, dass nur autorisierte Anwender bestimmte Dokumente am Kopiersystem erfassen, klassifizieren und ablegen können – nach Eingabe eines PIN-Codes.

Einheitliche, verbindliche Dokumentenprozesse sind Voraussetzung, um Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten auch in rechtlicher Hinsicht zu erfüllen.
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KYOCERA begleitet Sie auch beim aktuellen Thema GoBD. Diese Verordnung regelt die Ordnungsmäßigkeit des IT-Einsatzes in der Buchhaltung. So ist ein rechtlich sicherer Umgang mit Dokumenten gewährleistet, wenn diese unveränderbar sind. Sie müssen im Original abgelegt sein – als konformer Scan oder als zertifiziertes PDF/A‑Dokument. Entscheidend ist auch, dass Buchhaltung und Betriebsprüfer jederzeit jedes Dokument auf sachliche und formelle Richtigkeit prüfen können.
Dazu nutzen die Archivsysteme unserer KYOCERA DMS-Lösungen Referenzdatenbanken und externe Speicher, auf denen die Dokumente unveränderbar und regelkonform gesichert sind.
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Wir beraten Sie
Erste Lösungsansätze für Ihr Unternehmen.
Auf dem Weg zur Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse begleiten wir Sie gerne. Im ersten Schritt bieten wir Ihnen die Möglichkeit einige Fragen zu beantworten, um zielgerichtet bei der qualifizierten Beratung ansetzen können.
Mehr Infos?
KYOCERA Document Solutions Deutschland
Otto-Hahn-Straße 12
40670 Meerbusch
Phone: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E‑Mail: dms@dde.kyocera.com

MAKING WORFLOW — SICHERHEIT DURCHGÄNGIG MANAGEN
Let’s make work flow.
Dokumente mit KYOCERA



zum MFP Ihrer Wahl

persönlich autorisiert

ohne Mitleser
Nur für Ihre Augen: sicherer Ausdruck
Mit KYOCERA ist Dokumentensicherheit auch beim Druck
gewährleistet. So wird Ihr Dokument erst dann gedruckt,
wenn Sie sich direkt am MFP persönlich per Chipkarte
oder PIN-Code autorisieren.
Durchgängig: Datensicherheit und Verschlüsselung
Mit aktuellen Sicherheitsverfahren und erprobten Workflow-Szenarien unterstützt Sie Software von KYOCERA dabei, Compliance- Richtlinien umzusetzen. Aktuelle Verschlüsselungstechnologien sorgen für die durchgängige Datensicherheit bei der Übertragung.
Überprüfbar: Echtheit von Dokumenten und Informationen
Neue rechtliche Standards wie GoBD oder EU-DSGVO stellen hohe Anforderungen an die Echtheit von Dokumenten. Deshalb ist bei KYOCERA die Integrität der Information eine zentrale Voraussetzung für zukunftsfähige DMS-Infrastrukturen.