n vie­len deut­schen Unter­neh­men wird der Doku­men­ten­si­cher­heit immer noch zu wenig Auf­merk­sam­keit geschenkt. Aktu­el­le Stu­di­en bele­gen, dass rund xx % aller Unter­neh­men kei­ne durch­gän­gi­gen Kon­zep­te für den Schutz ihres digi­ta­len Doku­men­ten­be­stan­des haben.
Neben dem Schutz vor unbe­fug­tem Zugriff und Daten­dieb­stahl geht es auch um die Unver­sehrt­heit der Inhal­te, also dem Schutz vor absicht­li­cher oder auch unab­sicht­li­cher Ver­än­de­rung.
Eine kon­se­quent umge­setz­te Digi­ta­li­sie­rung erfüllt die­se Anfor­de­run­gen ver­läss­lich bereits bei der Archi­vie­rung von Doku­men­ten – mit ungleich höhe­rer Sicher­heit als der ver­schlos­se­ne Safe ver­gan­ge­ner Zei­ten.
KYOCERA unter­stützt siche­re Archi­vie­rung auf Basis von Indus­trie­stan­dards in allen Berei­chen des Doku­men­ten­work­flows. Von intel­li­gent ver­net­zen Ein­ga­be­sys­te­men wie den TAS­Kal­fa Kopier­sys­te­men bis hin zu DMS-Lösun­gen wie dem modu­la­ren KYOCERA Work­flow Mana­ger wer­den Infor­ma­tio­nen sicher und feh­ler­frei erfasst, ver­ar­bei­tet und abge­legt. 

Ein durch­dach­ter Work­flow rund um digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment opti­miert geschäfts­kri­ti­sche Pro­zes­se in Ein­kauf, Ver­trieb, Per­so­nal­we­sen oder Buch­hal­tung. Die Ein­füh­rung eines DMS-Work­flows war bis­lang mit hohem Auf­wand ver­bun­den. Dies hat vie­le klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men (KMU) davon abge­hal­ten, sich mit dem The­ma zu befas­sen. Gera­de klei­ne Orga­ni­sa­tio­nen pro­fi­tie­ren unmit­tel­bar vom digi­ta­len Doku­men­ten­hand­ling. Sie erfül­len stei­gen­de Ansprü­che an die Daten­si­cher­heit und arbei­ten dadurch so ver­bind­lich und stan­dar­di­siert, wie es Markt und Kun­den erwar­ten. Wett­be­werbs­fä­hig­keit ist das ent­schei­den­de Stich­wort.

In die­sem Zusam­men­hang defi­niert KYOCERA Doku­men­ten­ma­nage­ment neu. Gera­de der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men so inter­es­sant, weil er mit abtei­lungs- und bran­chen­spe­zi­fi­schen Modu­len siche­re Pro­zes­se und Abläu­fe direkt in die Abtei­lun­gen bringt. Ohne auf­wän­di­ge Schu­lun­gen und ohne die Umstruk­tu­rie­rung der IT-Land­schaft.

Neben der siche­ren Abla­ge von Doku­men­ten ist Zugriffs­schutz eine wei­te­re wich­ti­ge Säu­le. Vom modu­la­ren KYOCERA Work­flow Mana­ger bis hin zu pro­fes­sio­nel­len Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­te­men wie Docu­Wa­re ist jede Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware von KYOCERA mit rol­len-rech­te-basier­ter Sicher­heit aus­ge­stat­tet. Auf die­se Wei­se wird ver­bind­lich und trans­pa­rent defi­niert, wer in wel­chem Pro­jekt­zu­sam­men­hang bestimm­te Inhal­te ein­se­hen, bear­bei­ten und able­gen darf.

Der Schutz sen­si­bler Doku­men­te ist aber auch dann gewähr­leis­tet, wenn die­se über das eigent­lich frei zugäng­li­che Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem auf dem Büro­flur ein­ge­le­sen, aus­ge­druckt und wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Denn mit KYOCERA beginnt der siche­re Doku­men­ten­work­flow bereits am Kopie­rer. So schützt die ser­ver­ba­sier­te Anwen­dung KYOCERA Net Mana­ger sen­si­ble Doku­men­te unter ande­rem durch die Print & Fol­low-Funk­ti­on. Doku­men­te wer­den zen­tral gespei­chert und kön­nen nach siche­ren Log­in am von ver­schie­de­nen Aus­ga­be­ge­rä­ten abge­ru­fen wer­den.

Doku­men­ten­si­cher­heit endet erst im Aus­ga­be­schacht des Dru­ckers oder Kopie­rers. Wer hat nicht schon ein­mal ver­ges­se­ne Unter­la­gen im Aus­ga­be­fach gefun­den. 28 % aller Befrag­ten geben an, dass sie dort regel­mä­ßig auf sen­si­ble und ver­trau­li­che Doku­men­te sto­ßen. Auch die­se poten­zi­el­le Sicher­heits­lü­cke wird mit KYOCERA geschlos­sen. Sie kön­nen jeder­zeit als ver­trau­lich klas­si­fi­zier­te Doku­men­te an alle HyPAS-fähi­gen Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me von KYOCERA im Unter­neh­men sen­den.
Star­ten Sie ein­fach den Druck­auf­trag am Arbeits­platz. Er wird erst dann aus­ge­druckt, wenn Sie vor dem frei­en MFP-Sys­tem ste­hen und sich per­sön­lich ein­log­gen. Ver­se­hent­lich lie­gen­ge­las­se­ne Sei­ten sind Ver­gan­gen­heit, die Nut­zung des Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tems ist so ver­trau­lich wie ein Dru­cker am eige­nen Arbeits­platz.

Smar­te Soft­ware­lö­sun­gen wie Secu­re Print stel­len zudem sicher, dass nur auto­ri­sier­te Anwen­der bestimm­te Doku­men­te am Kopier­sys­tem erfas­sen, klas­si­fi­zie­ren und able­gen kön­nen – nach Ein­ga­be eines PIN-Codes.

Mit KYOCERA sind digi­ta­le Doku­men­ten­pro­zes­se sicher, auch was recht­li­che Aspek­te angeht. Sie schaf­fen eine ver­läss­li­che Grund­la­ge, um aktu­el­len und zukünf­ti­gen Nor­men gerecht zu wer­den. Von den Bedin­gun­gen für Zer­ti­fi­zie­run­gen wie ISO9001 oder ISO27001 bis hin zu den ganz all­täg­li­chen Anfor­de­run­gen im Rech­nungs­we­sen, wo Schrift­wech­sel und Doku­men­te bis zu zehn Jah­re lang auf­be­wahrt wer­den müs­sen.
KYOCERA beglei­tet Sie auch beim aktu­el­len The­ma GoBD. Die­se Ver­ord­nung regelt die Ord­nungs­mä­ßig­keit des IT-Ein­sat­zes in der Buch­hal­tung. So ist ein recht­lich siche­rer Umgang mit Doku­men­ten gewähr­leis­tet, wenn die­se unver­än­der­bar sind. Sie müs­sen im Ori­gi­nal abge­legt sein – als kon­for­mer Scan oder als zer­ti­fi­zier­tes PDF/A‑Dokument. Ent­schei­dend ist auch, dass Buch­hal­tung und Betriebs­prü­fer jeder­zeit jedes Doku­ment auf sach­li­che und for­mel­le Rich­tig­keit prü­fen kön­nen.

Dazu nut­zen die Archiv­sys­te­me unse­rer KYOCERA DMS-Lösun­gen Refe­renz­da­ten­ban­ken und exter­ne Spei­cher, auf denen die Doku­men­te unver­än­der­bar und regel­kon­form gesi­chert sind.