Die Archi­vie­rung von Doku­men­ten ist für die meis­ten Ange­stell­ten in deut­schen Büros laut einer KYO­CE­RA-Umfra­ge der wich­tigs­te Nut­zen eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems (DMS). Doch wie genau sehen die­se Vor­tei­le aus und war­um nut­zen vor allem mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men die digi­ta­len Mög­lich­kei­ten noch zu wenig? Ein Plä­doy­er für den Früh­jahrs­putz im Archiv mit­tels DMS.

Die Suche nach rele­van­ten Doku­men­ten bzw. Infor­ma­tio­nen ist eine der Tätig­kei­ten, mit denen Büro­an­ge­stell­te sicher­lich die meis­te Zeit ver­brin­gen. Das war schon vor 50 Jah­ren so, wie ein deut­scher Kri­mi-Klas­si­ker belegt: In der Serie „Der Kom­mis­sar“, auf­ge­nom­men und aus­ge­strahlt in den Jah­ren 1968 bis 1975, ruft Kom­mis­sar Kel­ler sei­ne Sekre­tä­rin ins Büro und sagt ihr freund­lich, aber bestimmt: „Ach, Fräu­lein Reh­bein, wo ist denn die Akte Mül­ler?“ Natür­lich weiß die flei­ßi­ge Assis­ten­tin sofort, wo sich die Papie­re befin­den, und schafft ihrem Chef flugs die gewünsch­ten Auf­zeich­nun­gen her­bei, sodass die­ser die Ermitt­lun­gen auf­neh­men kann.

Im Jahr 2017 hat sich nicht nur die Rol­le der Sekre­tä­rin ver­än­dert: Auch die Zahl der Doku­men­te – ob in digi­ta­ler oder papier­ba­sier­ter Form – ist im Infor­ma­ti­ons­zeit­al­ter eine ande­re: Anstatt der einen Akte wie im Fal­le des Kom­mis­sars gibt es heu­te E-Mails, Pro­to­kol­le, Ver­mer­ke oder Kor­re­spon­den­zen, die oft an unter­schied­li­chen Orten mit ver­schie­de­nen Bezeich­nun­gen abge­legt sind. (Jeder, der schon ein­mal eine final-fina­le Ver­si­on gesucht hat, weiß, was gemeint ist.) Wäre Frau Reh­bein daher heu­te noch im Ein­satz, wäre selbst sie nicht mehr ohne wei­te­res dazu in der Lage, aus dem Steg­reif eine bestimm­te Unter­la­ge zu fin­den.

Digi­ta­le Archi­vie­rung drin­gend erwünscht

Abhil­fe schaf­fen hier Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me (DMS). Die­se tra­gen dazu bei, die Abla­ge von Doku­men­ten zu ver­bes­sern. So las­sen sich Doku­men­te bzw. dar­in ent­hal­te­ne Infor­ma­tio­nen dank durch­such­ba­rer Daten­ban­ken nicht nur sekun­den­schnell wie­der­fin­den: Durch die digi­ta­le Archi­vie­rung gehen auch weni­ger Doku­men­te ver­lo­ren, wäh­rend Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se trans­pa­ren­ter wer­den. Zudem bestehen wei­te­re Vor­tei­le hin­sicht­lich der Revi­si­ons­si­cher­heit sowie der Ein­hal­tung von Com­pli­an­ce-Richt­li­ni­en, die ent­we­der selbst erfüllt wer­den müs­sen oder von Geschäfts­part­nern ein­ge­for­dert wer­den. Mit­tels DMS kann jedes (digi­ta­li­sier­te) Doku­ment orts­un­ab­hän­gig ver­teilt und archi­viert wer­den – dies resul­tiert wie­der­um in einer Platz­erspar­nis. Anstatt ins Archiv zu müs­sen, kön­nen Mit­ar­bei­ter – sofern sie berech­tigt sind – von jedem PC-Arbeits­platz auf die Suche nach für sie rele­van­ten Infor­ma­tio­nen gehen.

Vor allem die Archi­vie­rung ist für Mit­ar­bei­ter die wich­tigs­te Funk­ti­on eines DMS: Laut der kürz­lich durch­ge­führ­ten KYO­CE­RA-Erhe­bung ver­spre­chen sich 69 Pro­zent der dar­in befrag­ten Büro­ar­bei­ter in Deutsch­land eine bes­se­re Abla­ge und ein schnel­le­res Auf­fin­den von alten Infor­ma­tio­nen. Doch: Obwohl die Vor­tei­le einer DMS-Lösung über­wie­gen bzw. deren Funk­tio­nen von den meis­ten Mit­ar­bei­tern erwünscht sind, ist der DMS-Ein­satz vor allem bei mit­tel­stän­di­schen Anwen­dern noch nicht die Regel. War­um?

Früh­jahrs­putz im Archiv mit DMS

Die Ant­wort liegt für vie­le Unter­neh­men sicher­lich in der zeit- und kos­ten­in­ten­si­ven Ein­füh­rung, die mit dem The­ma DMS ein­her­geht: Häu­fig ist hier mit Pro­jekt­lauf­zei­ten von bis zu 18 Mona­ten zu rech­nen. Der Grund sind die Cus­to­mi­zing- und Con­sul­tant-Auf­wän­de. Die­se resul­tie­ren dann in zum Teil hohen Anschaf­fungs­kos­ten eines elek­tro­ni­schen Sys­tems. Auch die Umstel­lung der orga­ni­sa­to­ri­schen Abläu­fe ist sicher­lich ein Hemm­nis: Die­se Argu­men­te sind nicht gänz­lich von der Hand zu wei­sen. Aller­dings kommt es auch auf die Soft­ware an, mit der ein Unter­neh­men die digi­ta­le Archi­vie­rung angeht!

Ins­be­son­de­re Mit­tel­ständ­lern, die auf die Vor­tei­le von DMS nicht ver­zich­ten wol­len, bie­tet KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine schnell zu instal­lie­ren­de Lösung. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger bil­det dazu die gän­gigs­ten Doku­men­ten­pro­zes­se in einem Unter­neh­men ab: So kön­nen bei­spiels­wei­se Per­so­nal­ak­ten, Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen, Ver­trä­ge oder auch Kun­den­in­for­ma­tio­nen digi­tal abge­legt wer­den. Dazu bie­tet die Soft­ware ver­schie­de­ne Recher­che­mög­lich­kei­ten, sodass benö­tig­te Doku­men­te in Sekun­den­bruch­tei­len gefun­den wer­den kön­nen. Durch die Kon­so­li­die­rung aller Archi­vie­rungs­be­lan­ge in einem Sys­tem, ver­bun­den mit einem ein­heit­li­chen, klar gere­gel­ten Zugriff, beschleu­nigt die Soft­ware den Work­flow unter­neh­mens­weit und sorgt nicht zuletzt für zufrie­de­ne, moti­vier­te Mit­ar­bei­ter. Wenn das Frau Reh­bein wüss­te!

Die Ergeb­nis­se der KYO­CE­RA-Umfra­ge sowie Tipps zur Rea­li­sie­rung von DMS-Pro­jek­ten fin­den Sie auch in unse­rem E-Book „Doku­men­ten­frust“. Die­ses kön­nen Sie hier kos­ten­frei her­un­ter­la­den.

Der Bei­trag Für die Akten: Archi­vie­rung ist für Büro­an­ge­stel­le wich­tigs­tes DMS-Kri­te­ri­um erschien zuerst auf smart. KYOCERA busi­ness blog.