Eray Mum­cu, Busi­ness Con­sul­tant DMS/ECM Busi­ness bei KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons, berät seit mehr als 20 Jah­ren Unter­neh­men bei der Umset­zung von DMS-Pro­jek­ten. Im Gespräch mit smart ver­rät er wor­auf es bei der Aus­wahl einer Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung ankommt und wie sie sich erfolg­reich im Unter­neh­men imple­men­tie­ren lässt.

smart: Herr Mum­cu, rund die Hälf­te der Mit­ar­bei­ter in deut­schen Büros sind mit ihren Doku­men­ten­pro­zes­sen unzu­frie­den. Kön­nen Sie das nach­voll­zie­hen?

Eray Mum­cu: Abso­lut. Die Umfra­ge hat ja gezeigt, dass vor allem die Suche nach Infor­ma­tio­nen die meis­ten Mit­ar­bei­ter täg­lich beschäf­tigt. Dies liegt dar­an, dass in vie­len Unter­neh­men Doku­men­te noch auf Papier oder in elek­tro­ni­scher Form in einer Ord­ner­struk­tur auf dem Ser­ver abge­legt sind. Wer dann nach einem alten Ver­trag, einer bereits bezahl­ten Rech­nung oder einer ent­spre­chen­den Kor­re­spon­denz sucht, kommt daher nicht umhin, sich zu fra­gen: In wel­chem Ord­ner liegt das Doku­ment? Hat­te ich das über­haupt abge­spei­chert oder doch nur per E-Mail geschickt? Ist dies wirk­lich die letz­te Ver­si­on? Die­se – oft­mals auch nicht erfolg­rei­che – Suche endet dann natür­lich sehr schnell in Frust.

smart: Um den Frust zu ver­mei­den, ist Ihre Ant­wort „Doku­men­ten­ma­nage­ment“?

Mum­cu: Die meis­ten geschäfts­re­le­van­ten Unter­neh­mens­pro­zes­se sind doku­men­ten­ba­siert. Egal, ob Rech­nungs­ein­gang, Per­so­nal­ak­ten, Ver­trags­ma­nage­ment oder die Ver­ar­bei­tung von Bestel­lun­gen. Immer geht es dar­um, Infor­ma­tio­nen zu erstel­len, zu tei­len und abzu­le­gen. Die­se Pro­zes­se las­sen sich meist digi­tal und damit zugleich effi­zi­en­ter abbil­den. Ziel eines elek­tro­ni­schen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems oder kurz DMS ist es, geschäfts­re­le­van­te Infor­ma­tio­nen appli­ka­ti­ons- und abtei­lungs­über­grei­fend in einem zen­tra­len Doku­men­ten­pool zu ver­wal­ten. Dies erleich­tert die spä­te­re Recher­che. Sind in mei­nem Unter­neh­men die Abla­ge­or­te hete­ro­gen – sprich bewah­re ich Doku­men­te in klas­si­schen Ordern auf, nut­ze ich einen File­ser­ver, Fach­ap­pli­ka­tio­nen oder E-Mail-Ver­zeich­nis­se –, ist die Recher­che sehr auf­wen­dig. So stellt sich in papier­ba­sier­ten Pro­zes­sen bzw. in hybri­den Struk­tu­ren oft die Fra­ge: Wo muss ich suchen, damit ich die zu einem Geschäfts­vor­gang erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen fin­de. Bei einem elek­tro­ni­schen DMS erleich­tern intel­li­gen­te Such­funk­tio­nen und Ver­schlag­wor­tun­gen die­se Suche. Zudem las­sen sich über ein sol­ches Sys­tem Doku­men­ten-Work­flows auf­set­zen: Die­se mini­mie­ren Durch­lauf- und Bear­bei­tungs­zei­ten und erfül­len die Anfor­de­run­gen an eine recht­li­che Doku­men­ten­ab­la­ge.

smart: Wenn sich durch ein DMS all die­se Vor­tei­le rea­li­sie­ren las­sen: War­um set­zen dann vie­le Unter­neh­men noch kei­ne ent­spre­chen­de Soft­ware ein?

Mum­cu: Wer sich mit The­men wie DMS, ECM oder EIM beschäf­tigt, weiß sehr schnell, dass die Ein­füh­rung einer sol­chen Soft­ware sehr bera­tungs- und damit auch kos­ten­in­ten­siv ist. Dies liegt vor allem dar­an, dass DMS- oder ECM-Lösun­gen jeweils an die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen in den Unter­neh­men ange­passt wer­den müs­sen. So haben sol­che Pro­jek­te schnell eine Lauf­zeit von 18 Mona­ten. Ins­be­son­de­re für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men ist dies abschre­ckend, da man hier häu­fig eine schnel­le Lösung benö­tigt. Für genau die­se Unter­neh­men haben wir den KYOCERA Work­flow Mana­ger ent­wi­ckelt: Mit die­ser Soft­ware las­sen sich die gän­gigs­ten Doku­men­ten­pro­zes­se – wie etwa der Rech­nungs­ein­gang, das Ver­trags­ma­nage­ment, das Per­so­nal­we­sen oder auch Kun­den­be­zie­hun­gen – digi­tal abbil­den. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist dabei ska­lier­bar, so dass wei­te­re DMS-Funk­tio­nen oder Modu­le spä­ter bei Bedarf pro­blem­los hin­zu­ge­nom­men wer­den kön­nen.

smart: Woher weiß ich als Unter­neh­men, wel­chen Bedarf an DMS ich habe?

Mum­cu: Wenn ich zu Kun­den fah­re, geht es mir zunächst nicht dar­um, die­se direkt für eine bestimm­te Lösung zu begeis­tern – das wäre mei­nes Erach­tens der abso­lut fal­sche Weg. Viel­mehr geht es dar­um, zunächst ein tie­fe­res Ver­ständ­nis für die jewei­li­gen Pro­zes­se im Unter­neh­men zu erhal­ten. Wie sind Doku­men­ten­work­flows aktu­ell in den Abtei­lun­gen auf­ge­setzt? Wel­che Anfor­de­run­gen haben die Mit­ar­bei­ter und was wür­de ihnen hel­fen, ihre Arbeit effi­zi­en­ter zu erle­di­gen? Daher ist es bei der Ermitt­lung des DMS-Bedarfs wich­tig, Ver­tre­ter aus den betrof­fe­nen Fach­ab­tei­lun­gen mit an den Tisch zu bekom­men: Wenn der IT-Ver­ant­wort­li­che oder die Geschäfts­füh­rung von einer Lösung begeis­tert ist, heißt dies noch lan­ge nicht, dass eine Soft­ware am Ende auch von den Mit­ar­bei­tern akzep­tiert wird. Die­se ken­nen alle Schrit­te, die bei einem Rech­nungs- oder Bestell­pro­zess wich­tig sind, sie wis­sen, wo mit­un­ter Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al besteht, und sind auch am Ende die­je­ni­gen, die mit der Soft­ware arbei­ten müs­sen: Für zwei Drit­tel der dar­in befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten ist die Nut­zer­freund­lich­keit der wich­tigs­te Aspekt bei einer DMS-Lösung, wie unse­re Stu­die gezeigt hat. Daher gilt es, die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig ein­zu­bin­den und ihre Anfor­de­run­gen in die Lösungs­aus­wahl ein­flie­ßen zu las­sen.

smart: Was sind aus Ihrer Sicht zen­tra­le Punk­te, auf die Unter­neh­men bei der Aus­wahl einer DMS-Soft­ware ach­ten soll­ten?

Mum­cu: Neben der ein­fa­chen Nut­zer­füh­rung sind natür­lich die benö­tig­ten Funk­tio­nen einer Soft­ware ent­schei­dend: Hier­zu müs­sen Pro­jekt­ver­ant­wort­li­che zunächst defi­nie­ren, wel­che Pro­zes­se im Unter­neh­men digi­ta­li­siert bzw. wel­che Zie­le mit einer Soft­ware erreicht wer­den sol­len. Dann kann die Soft­ware­aus­wahl anhand die­ser Kri­te­ri­en erfol­gen. Wich­ti­ge Punk­te, auf die Sie zudem ach­ten soll­ten, sind die Inte­gra­ti­ons­mög­lich­kei­ten: Lässt sich die Soft­ware naht­los in die bestehen­de Infra­struk­tur ein­bin­den? Bestehen Schnitt­stel­len zu CRM- oder ERP-Sys­te­men? Auch die Zukunfts­fä­hig­keit einer Lösung ist nicht zu ver­nach­läs­si­gen: Wenn Sie bei­spiels­wei­se zunächst nur den Rech­nungs­ein­gang digi­ta­li­sie­ren wol­len, kann es durch­aus sinn­voll sein, zu prü­fen, ob sich auch Work­flows – wie etwa Bestell­pro­zes­se oder das Ver­trags­ma­nage­ment – mit der Soft­ware abbil­den las­sen. Ansons­ten lau­fen Sie Gefahr, irgend­wann in den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen nur Insel­lö­sun­gen im Ein­satz zu haben, die nicht mit­ein­an­der ver­knüpf­bar sind. Hier­zu gehört auch ein stim­mi­ges Zusam­men­spiel von Hard- und Soft­ware.

smart: Sie bera­ten Unter­neh­men beim The­ma DMS seit mehr als 20 Jah­ren. Aus Ihrer Erfah­rung her­aus: Wel­chen Feh­ler machen Unter­neh­men bei der Eta­blie­rung eines DMS am häu­figs­ten?

Mum­cu: Beim The­ma DMS ist die Kon­zep­ti­ons­pha­se der ent­schei­den­de Fak­tor für den spä­te­ren Erfolg einer Lösung. Ent­spre­chend wich­tig ist es, sich hier Zeit zu neh­men und Zie­le, Anfor­de­run­gen sowie die exis­tie­ren­den Pro­zes­se genau zu ana­ly­sie­ren. Der größ­te Feh­ler, den man machen kann, ist es, Mit­ar­bei­tern eine aus Sicht der IT oder der Geschäfts­füh­rung per­fek­te Lösung vor­zu­set­zen. Hier set­ze ich die Akzep­tanz einer sol­chen Lösung aufs Spiel: Mein Tipp ist es daher, die betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ter nicht unvor­be­rei­tet vor voll­ende­te Tat­sa­chen zu stel­len. Räu­men Sie mög­li­che Akzep­tanz­pro­ble­me aus dem Weg, indem Sie die Vor­tei­le einer digi­ta­len Archi­vie­rung zei­gen. Füh­ren Sie vor, wie schnell Doku­men­te auf­find­bar sind. Schu­len Sie die Mit­ar­bei­ter gründ­lich, so dass mit der neu­en Lösung vom ers­ten Tag an gear­bei­tet wird. Dann lässt sich mit DMS auch wirk­lich der Doku­men­ten­frust wirk­sam bekämp­fen.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur KYO­CE­RA-Stu­die Doku­men­ten­frust sowie zur Ein­füh­rung eines DMS in Ihr Unter­neh­men fin­den Sie in unse­rem E-Book, das Sie hier kos­ten­frei her­un­ter­la­den kön­nen.

Der Bei­trag Eray Mum­cu: „Das bes­te Mit­tel gegen Doku­men­ten­frust ist DMS erschien zuerst auf smart. KYOCERA busi­ness blog.