8,4% UNPRODUKTIVER
DURCH INEFFIZIENTE
DOKUMENTENABLAGE
100%-IG PRODUKTIVER MIT
EFFIZIENTER DIGITALISIERUNG
VON PAPIERDOKUMENTEN
Effi­zi­ent archi­vie­ren
Pro­zes­se opti­mie­ren
Garan­tier­te Sicher­heit
Effi­zi­ent digi­ta­li­sie­ren

DOKUMENTE EFFIZIENT DIGITALISIEREN

Basis für durch­gän­gi­ge Doku­men­ten­ver­wal­tung und ein­heit­li­ches For­mu­lar­we­sen

Digi­ta­li­sie­rung ist mehr als nur Scan­nen. Sie ist der Start­punkt eines inte­li­gen­ten Doku­men­ten­pro­zes­ses. Beim Ein­le­sen wer­den die Daten auf­be­rei­tet und edi­tier­fä­hig gemacht, sinn­voll ver­schlag­wor­tet und direkt am rich­ti­gen Ort zur gewünsch­ten Ver­wen­dung unter­neh­mens­weit ver­füg­bar. So wer­den lose Papier­do­ku­men­ten und ein­zel­ne Datei­en zu wert­vol­len Infor­ma­tio­nen – ange­rei­chert mit Rele­vanz und Auf­ga­be.  Let’s make Work­flow!

DOKUMENTE EFFIZIENT DIGITALISIEREN

Basis für durch­gän­gi­ge Doku­men­ten­ver­wal­tung und ein­heit­li­ches For­mu­lar­we­sen

Digi­ta­li­sie­rung ist mehr als nur Scan­nen. Sie ist der Start­punkt eines inte­li­gen­ten Doku­men­ten­pro­zes­ses. Beim Ein­le­sen wer­den die Daten auf­be­rei­tet und edi­tier­fä­hig gemacht, sinn­voll ver­schlag­wor­tet und direkt am rich­ti­gen Ort zur gewünsch­ten Ver­wen­dung unter­neh­mens­weit ver­füg­bar. So wer­den lose Papier­do­ku­men­ten und ein­zel­ne Datei­en zu wert­vol­len Infor­ma­tio­nen – ange­rei­chert mit Rele­vanz und Auf­ga­be.  Let’s make Work­flow!

Scan­nen, archi­vie­ren, fin­den mit HyPAS
Heu­te ist Digi­ta­li­sie­rung eine Stan­dard­auf­ga­be für Mul­ti­funk­ti­ons-Kopie­rer. Der rich­ti­ge Work­flow stellt dabei sicher, dass jeder Scan sofort auf­find­bar archi­viert wird.

> MEHR ERFAHREN
Doku­men­te wer­den nicht ein­fach für die Abla­ge gescannt. Sie müs­sen jeder­zeit gefun­den und genutzt wer­den kön­nen. Daher beginnt die Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen bereits bei der Daten­er­fas­sung. Der Scan ist Start­punkt eines Work­flows.
Unser Ansatz: KYOCERA bie­tet Ihnen eine gan­ze Band­brei­te an Lösun­gen, die jedes Doku­ment in jeder Umge­bung schnell, sicher und zuver­läs­sig scannt und im gewünsch­ten Zusam­men­hang abspei­chert – ob all­ge­mei­ne Kor­re­spon­denz, Bestel­lung oder Rech­nung, ob inter­ne oder exter­ne Doku­men­te.
Dazu wer­den Doku­men­te bereits beim Scan­vor­gang auto­ma­tisch per Tas­ten­druck am Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem oder per Maus­blick am PC kor­rekt indi­ziert und wei­ter­ver­ar­bei­tet.
So wird zum Bei­spiel jede Ein­gangs­rech­nung als edi­tier­ba­res PDF auto­ma­tisch in den von Ihnen bestimm­ten Ord­ner gescannt und dann direkt an E-Mail-Adres­se der Buch­hal­tung ver­schickt.

Nach die­sem Prin­zip defi­nie­ren SIe auf HyPAS-fähi­gen Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men von KYOCERA eige­ne Work­flow-Pro­zes­se. So ein­fach und schlank beginnt DMS in Ihrem Unter­neh­men.

Vom Papier direkt in Word & Excel scan­nen
Papier­do­ku­men­te sind viel­fach noch unver­zicht­bar. KYOCERA Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me erstel­len bereits beim Scan edi­tier­ba­re Word- oder Excel-Datei­en – Blatt für Blatt.

> MEHR ERFAHREN
Nach wie vor beherr­schen Papier­do­ku­men­te unter­schied­lichs­ter Art die Büro­welt. Mit KYOCERA wer­den ein­ge­scann­te Sei­ten zu leben­di­gen, offe­nen Datei­en in Stan­dard-Office-For­ma­ten.
Kor­re­spon­denz jeder Art, tech­ni­sche Doku­men­ta­tio­nen, kom­ple­xe Tabel­len – sie alle kön­nen direkt nach dem Scan ohne manu­el­les Nach­be­ar­bei­ten in Word oder Excel geöff­net wer­den. Ihre Mit­ar­bei­ter nut­zen wert­vol­le Arbeits­zeit pro­duk­ti­ver, weil zeit­rau­ben­des und feh­ler­an­fäl­li­ges Erfas­sen von Hand ent­fällt.
Dies spart je mehr Zeit, umso län­ger und kom­ple­xer die Doku­men­te sind – selbst umfang­rei­che, kom­ple­xe Excel-Tabel­len sind mit einem Tas­ten­druck zu 100% edi­tier­bar und feh­ler­frei an der rich­ti­gen Stel­le in Ihrem Unter­neh­mens­netz­werk ver­füg­bar.
KYOCERA Lösun­gen wie Net­Ma­na­ger arbei­ten dazu rei­bungs­los mit Office-Instal­la­tio­nen zusam­men. Inte­gra­ti­on bedeu­tet aber auch, dass sich der KYOCERA Work­flow Mana­ger sei­ner­seits direkt in die gewohn­te Office-Ober­flä­che inte­griert.

Die­se tie­fe Inte­gra­ti­on macht den schnel­len, naht­lo­sen Work­flow erst mög­lich. Er reicht vom Kopier­sys­tem über die Office-Umge­bung bis zum unter­neh­mens­wei­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment.

For­mu­lar­we­sen CD-kon­form bele­ben
Ein digi­ta­les For­mu­lar­we­sen macht Unter­neh­men schnel­ler, effi­zi­en­ter und feh­ler­frei­er. Es sichert zudem den ein­heit­li­chen Auf­tritt nach innen und außen.

> MEHR ERFAHREN
Der fle­xi­ble und kon­sis­ten­te Umgang mit For­mu­la­ren ist zen­tra­ler Bestand­teil eines funk­tio­nie­ren­den Doku­men­ten­ma­nage­ments.
Ent­schei­dend ist die Erkennt­nis, dass For­mu­la­re kei­ne sta­ti­schen Doku­men­te sind, die bei Bedarf manu­ell pro­du­ziert wer­den müs­sen. Es sind viel­mehr höchst leben­di­ge Bestand­tei­le eines moder­nen Doku­men­ten­ma­nage­ments.
Das rich­ti­ge, aktu­el­le For­mu­lar ist auf Knopf­druck jeder­zeit zur Hand. Es ist inhalt­lich schnell aktua­li­siert, weil es edi­tier­bar ist – und zwar revi­si­ons­si­cher nach­voll­zieh­bar. Jedes digi­ta­le For­mu­lar ist somit immer auf dem neu­es­ten inhalt­li­chen und gestal­te­ri­schen Stand abruf­bar.
Mit KYOCERA HyPAS ste­hen alle For­mu­la­re, Vor­dru­cke und Doku­men­te sogar unmit­tel­bar am MFP-Sys­tem bereit – zen­tral ver­wal­tet und ein­heit­lich gepflegt.
Sie wäh­len direkt über den Touch­screen am MFP-Sys­tem Ihr Doku­ment aus dem Vor­la­gen­pool und dru­cken die kor­rek­te Ver­si­on ohne War­te­zeit aus.

Sie hal­ten das gewünsch­te Doku­ment sofort in den Hän­den. Und kön­nen das klas­si­sche For­mu­lar­we­sen ad acta legen.

Digi­ta­le For­mu­la­re spa­ren Zeit & Res­sour­cen
In vie­len Unter­neh­men und Behör­den ver­ur­sacht der Umgang mit klas­si­schen For­mu­la­ren viel Auf­wand. Dabei ist es leicht, ein digi­ta­les For­mu­lar­we­sen auf­zu­set­zen. /p>

> MEHR ERFAHREN
Auch in Zei­ten von Digi­ta­li­sie­rung und Indus­trie 4.0 wer­den Vor­dru­cke und For­mu­lar aller Art oft noch zeit­auf­wän­dig von Hand kate­go­ri­siert und gepflegt, kos­ten­in­ten­siv pro­du­ziert und per­ma­nent auf Abruf vor­ge­hal­ten.
Das Poten­zi­al für eine deut­li­che Ver­schlan­kung, für Zeit­er­spar­nis und Kos­ten­re­du­zie­rung ist groß – und reicht bis zu Pro­duk­ti­ons­kos­ten, Ver­sand und Lager­lo­gis­tik.
Eine kon­se­quen­te Digi­ta­li­sie­rung aller benö­tig­ten For­mu­la­re sorgt dafür, dass sie zen­tral admi­nis­triert und jeder­zeit ohne Pro­duk­ti­ons­auf­wand ver­än­dert wer­den kön­nen. Ihre Mit­ar­bei­ter fin­den das kor­rek­te, aktu­el­le For­mu­lar genau dann, wenn sie es benö­ti­gen. Und mit einem TAS­Kal­fa Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem oder auch einem KYOCERA Arbeits­platz­dru­cker las­sen sich durch Print-on-Demand wei­te­re Zeit und Kos­ten spa­ren.

Nicht zuletzt ist ein zeit­ge­mä­ßes For­mu­lar­we­sen auch beson­ders kli­ma­scho­nend. In Ver­bin­dung mit der PRINT GREEN Tech­no­lo­gie redu­ziert sich der CO2-Fuß­ab­druck Ihrer Orga­ni­sa­ti­on spür­bar. 

Per Bar­code direkt in den Work­flow
Bar­codes beschleu­ni­gen Abläu­fe in Logis­tik und Gesund­heits­we­sen. Sie hel­fen, die rich­ti­gen Doku­men­te schnell feh­ler­frei dem ent­spre­chen­den Vor­gang zuzu­ord­nen.

> MEHR ERFAHREN
n Bran­chen wie Logis­tik und Ver­sand­han­del ist die rei­bungs­lo­se Ver­zah­nung von Waren­ein­gang und -aus­gang über ein leis­tungs­fä­hi­ges digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment erfolgs­ent­schei­dend. Und in Kran­ken­häu­sern und Behör­den ist es aus recht­li­chen Grün­den erfor­der­lich, die zahl­rei­chen auf Papier vor­lie­gen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Unter­la­gen ein­deu­tig einer Akte zuzu­ord­nen – und sie den­noch gleich­zei­tig schnell zu digi­ta­li­sie­ren.
Je Auf­trag oder Akte exis­tiert dazu ein ein­deu­ti­ger Bar­code. Die­ser wird mit den Doku­men­ten am KYO­CE­RA-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem ein­ge­scannt. Mit­tels einer Scan-und-Cap­tu­re-Lösung wer­den Tex­te, For­mu­la­re, Bil­der ein­deu­tig erfasst und auto­ma­tisch in der ent­spre­chen­den digi­ta­len Akte abge­legt.

Zur Sicher­heit authen­ti­fi­zie­ren sich Mit­ar­bei­ter zusätz­lich am Sys­tem mit einer ID-Kar­te – und kön­nen erst dann den Scan­vor­gang star­ten.

Wir bera­ten Sie

Ers­te Lösungs­an­sät­ze für Ihr Unter­neh­men.

Auf dem Weg zur Opti­mie­rung Ihrer Doku­men­ten­pro­zes­se beglei­ten wir Sie ger­ne. Im ers­ten Schritt bie­ten wir Ihnen die Mög­lich­keit eini­ge Fra­gen zu beant­wor­ten, um ziel­ge­rich­tet bei der qua­li­fi­zier­ten Bera­tung anset­zen kön­nen.

Mehr Infos?

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land
Otto-Hahn-Stra­ße 12
40670 Meer­busch

Pho­ne: +49.2159.918–0
Fax: +49.2159.918–100
E-Mail: dms@dde.kyocera.com

7 + 11 =

MAKING WORFLOWDOKUMENTE EFFIZIENT DIGITALISIEREN

Digi­ta­li­sie­rung beginnt beim opti­ma­len Scan-Work­flow. KYOCERA Scan-Lösun­gen auto­ma­ti­sie­ren manu­el­le Arbei­ten zeit- und kos­ten­spa­rend, fle­xi­bel abge­stimmt auf die täg­li­chen Anfor­de­run­gen von Arbeits­grup­pen und Abtei­lun­gen.
Let’s make work flow.

Basis für DMS

Daten-, Fax- und E-Mail-Dienst

ODBC

Netz­werk / FTP-Ser­ver

Soft­ware-Lösun­gen:
für den auto­ma­ti­sier­ten Scan-Work­flow

Mit Soft­ware von KYOCERA defi­nie­ren Sie einen opti­ma­len Scan-Work­flow. Die kon­trol­lier­te Ver­tei­lung ein­deu­tig zuge­ord­ne­ter Doku­men­te steht am Beginn eines schlan­ken DMS. Unse­re Lösun­gen fügen sich funk­tio­nal naht­los in bestehen­de IT-Land­schaf­ten und Doku­men­ten­struk­tu­ren ein.

TAS­Kal­fa: wah­re Mul­ti­funk­ti­ons­ge­nies

IDie leis­tungs­star­ken TAS­Kal­fa Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me von KYOCERA dru­cken, kopie­ren und faxen schnell und effi­zi­ent. Mit einer Scan- Geschwin­dig­keit von bis zu 80 Sei­ten pro Minu­te sind sie zudem ech­te “Arbeits­tie­re” beim Digi­ta­li­sie­ren umfang­rei­cher Doku­men­ten­be­stän­de.

HyPAS: inte­grier­te DMS-Logik

Sen­den Sie digi­ta­li­sier­te Lie­fer­schei­ne, Ange­bo­te und Rech­nun­gen, Per­so­nal­un­ter­la­gen und ande­re Akten direkt in die rich­ti­gen Ord­ner und an die rich­ti­gen Emp­fän­ger. Ein­fach und trans­pa­rent über das Bedien-panel Ihres KYOCERA Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tems, mit Hil­fe der modu­la­ren und viel­sei­ti­gen HyPAS-Soft­ware.