Als Ver­triebs­lei­ter oder Geschäfts­füh­rer eines klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­mens (KMU) wis­sen Sie: Wenn die Ver­triebs­pro­zes­se wie geschmiert lau­fen, ver­dient Ihre Com­pa­ny gutes Geld. Aber selbst wenn der Außen­dienst vie­le Auf­trä­ge „schreibt“, bedeu­tet dies nicht auto­ma­tisch, dass alles rund­läuft. Hier hel­fen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS). Aller­dings ist deren Imple­men­tie­rung im Ver­triebs­all­tag gera­de für KMU eine Her­aus­for­de­rung.

Teils arbei­ten KMU mit Kun­den­da­ten­ban­ken und digi­ta­len Doku­men­ten wie E‑Mails und PDF-Datei­en. Viel­fach aber exis­tie­ren noch papier­ge­bun­de­ne Pro­zes­se für Ver­trä­ge, Rech­nun­gen oder gar Rekla­ma­tio­nen per Tele­fon.

Die­se Medi­en­brü­che im Back­of­fice kos­ten Zeit und Ner­ven. Zudem besteht immer die Gefahr, dass Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren gehen und der Kun­den­ser­vice lei­det. Die Lösung: ein digi­ta­les Work­flow Manage­ment.

Aller­dings geht die Imple­men­tie­rung eines sol­chen Sys­tems oft mit hohen Kos­ten sowie einem lang­wie­ri­gen Cus­to­mi­zing- und Imple­men­tie­rungs­auf­wand ein­her. KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons hat hier­zu mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine modu­la­re Lösung ent­wi­ckelt, mit der sich die gän­gigs­ten Abläu­fe in Ein­kauf, Buch­hal­tung, Per­so­nal­we­sen und Sales bin­nen weni­gen Tagen digi­ta­li­sie­ren las­sen. Die nach­fol­gen­de Skiz­ze demons­triert Ihnen, wie auch Sie mit dem Ver­triebs­mo­dul der Soft­ware (KYOCERA Work­flow Mana­ger SD) Ihre Ver­triebs­pro­zes­se opti­mie­ren kön­nen.

Digi­ta­le Kun­den­ak­te auto­ma­ti­siert Ver­triebs­pro­zes­se

Stel­len Sie sich vor, in Ihrem Unter­neh­men gäbe es bereits einen naht­lo­sen digi­ta­len Pro­zess, wie ihn der KYOCERA Work­flow Mana­ger SD unter­stützt. Der Außen­dienst erstellt ein Ange­bot und sen­det es dem Inter­es­sen­ten aus der Anwen­dung her­aus per E‑Mail zu.

Die­ser ruft nun einen Tag spä­ter in der Zen­tra­le an und hat eine Rück­fra­ge. Der Außen­dienst ist unter­wegs, nicht erreich­bar. Der freund­li­che Mit­ar­bei­ter im Back­of­fice aber weiß Bescheid. Er öff­net die digi­ta­le Kun­den­ak­te, fin­det durch eine intel­li­gen­te Suche direkt das Ange­bot und klärt die Fra­ge. Schnell und unkom­pli­ziert: Der Auf­trag wird erteilt.

Auto­ma­tisch gene­riert der Kol­le­ge nun eine Auf­trags­be­stä­ti­gung und sen­det sie an den Kun­den. Gleich­zei­tig setzt er einen vor­her defi­nier­ten Pro­zess in Gang, in den alle nun zustän­di­gen Kol­le­gen ein­ge­bun­den sind. Alle fol­gen­den Arbeits­schrit­te wer­den anschlie­ßend kom­plett im KYOCERA Work­flow Mana­ger ange­sto­ßen, gesteu­ert und bis zur Buch­hal­tung mit fina­lem Zah­lungs­ein­gang in der digi­ta­len Kun­den­ak­te doku­men­tiert.

Ver­netz­te Leis­tungs­er­brin­gung ver­bes­sert Kun­den­ori­en­tie­rung

Im KYOCERA Work­flow Mana­ger SD erhal­ten alle auto­ri­sier­ten Betei­lig­ten Ihres Unter­neh­mens auto­ma­tisch und recht­zei­tig die Infor­ma­tio­nen und Benach­rich­ti­gun­gen, die sie für ihre Leis­tungs­er­brin­gung benö­ti­gen. Die Ver­sand­ab­tei­lung oder die Pro­duk­ti­on emp­fan­gen die Nach­richt mit der Bestel­lung. Sie bear­bei­ten die­se und hin­ter­le­gen im Work­flow Mana­ger den Bear­bei­tungs­stand und even­tu­ell auch schon den Her­stel­lungs- oder Ver­sand­ter­min.

Hat der Kun­de in der Zwi­schen­zeit eine Nach­fra­ge oder möch­te etwas an sei­ner Bestel­lung ändern, kann jeder belie­bi­ge Mit­ar­bei­ter jeder­zeit in der Kun­den­ak­te nach­schau­en, kom­pe­tent Aus­kunft ertei­len oder Ände­run­gen ver­an­las­sen.

Ist die Ware pro­du­ziert oder am Lager, erhal­ten die Logis­ti­ker über den Work­flow Mana­ger eine Nach­richt inklu­si­ve Lie­fer­schein und Rech­nung. Mit Rech­nungs­er­stel­lung und Ver­sand emp­fängt dann die Buch­hal­tung eine Nach­richt. Die Buch­hal­ter haben Zugriff auf das digi­ta­le Rech­nungs­do­ku­ment zur wei­te­ren Bear­bei­tung.

In der digi­ta­len Kun­den­ak­te haben alle Betei­lig­ten in Ihrem Unter­neh­men immer einen Über­blick über den Stand der Bear­bei­tung. Jeder sieht sei­ne Auf­ga­ben. Alle agie­ren gemein­sam ohne Medi­en­brü­che auf einer Wis­sens­ba­sis.

Mehr Trans­pa­renz durch digi­ta­le Kun­den­ak­te

Die­se Trans­pa­renz ver­mei­det Miss­ver­ständ­nis­se und erleich­tert eine kun­den­ori­en­tier­te Kom­mu­ni­ka­ti­on. Selbst wenn der Kun­de ein Fax sen­det, lan­det die­ses in sei­ner digi­ta­len Kun­den­ak­te. So geht kei­ne Infor­ma­ti­on ver­lo­ren.

Der Außen­dienst kann sich jeder­zeit per Lap­top vor einem Ter­min über die Kun­den­his­to­rie infor­mie­ren und danach sein Ver­kaufs­ge­spräch doku­men­tie­ren oder Auf­trä­ge ein­pfle­gen. Dadurch erleich­tert der KYOCERA Work­flow Mana­ger SD die inter­ne Abstim­mung. Er redu­ziert den Ver­wal­tungs­auf­wand im Back­of­fice und vor allem die Suche nach Doku­men­ten.

So geben in einer Befra­gung für KYOCERA 67 Pro­zent der Büro­mit­ar­bei­ter an, rela­tiv viel Zeit mit der Suche nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen zu ver­brin­gen. Zeit, die eigent­lich bes­ser in pro­duk­ti­ve­re Auf­ga­ben inves­tiert wer­den könn­te.

Fazit: Work­flow Mana­ger macht Ihr Unter­neh­men agi­ler

Die Zusam­men­ar­beit zwi­schen Innen- und Außen­dienst sowie Buch­hal­tung und auch mit Ein­kauf, Lager und Logis­tik läuft in naht­los gestal­te­ten digi­ta­len Ver­triebs­pro­zes­sen effek­ti­ver und siche­rer. Digi­ta­le Work­flows füh­ren zu einer deut­li­chen Ver­bes­se­rung bei der Kun­den­ori­en­tie­rung, sen­ken Kos­ten und machen die inter­nen Pro­zes­se effi­zi­en­ter, wie auch unse­re Pro­jekt­re­por­ta­ge von der Fir­ma Gluth zeigt.

Vor allem Ihre Kun­den pro­fi­tie­ren, wenn alle Mit­ar­bei­ter auf eine digi­ta­le Kun­den­ak­te zugrei­fen. Egal, mit wem die Kun­den in Kon­takt tre­ten: Ihre Mit­ar­bei­ter haben mit einem Maus­klick den kom­plet­ten Durch­blick.

Sie grei­fen per Maus­klick auf aktu­el­le Bestel­lun­gen zu, sehen Bear­bei­tungs­stän­de, Abstim­mungs­pro­zes­se, Buch­hal­tungs- und Ver­trags­do­ku­men­te, kom­plet­te Kun­den­his­to­ri­en, ver­ein­bar­te Rabat­te und Skon­ti. Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger SD gestal­ten Sie Ihre Ver­triebs­pro­zes­se also deut­lich agi­ler und siche­rer.

Sie wol­len Ihre Ver­triebs­pro­zes­se opti­mie­ren: Wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen fin­den Sie auch in unse­rem E‑Book „Doku­men­ten­ma­nage­ment trifft KMU: Fünf Ant­wor­ten für erfolg­rei­che DMS-Pro­jek­te„.

Der Bei­trag DMS trifft Sales: Ver­triebs­pro­zes­se mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger opti­mie­ren erschien zuerst auf smart. KYOCERA busi­ness blog.